De overstap naar een nieuw TMS voelt soms als een uitdaging. Zal je team zich snel aanpassen? Gaan onze bedrijfsprocessen hinder ondervinden? Bij Qargo hebben we ons onboarding- en implementatieproces ontworpen om die enge, aanvankelijke groeipijn weg te nemen.
Met een gestructureerde aanpak in zes stappen, geleid door transportexperts die jouw wereld door en door kennen, zorgen we voor een soepele, voorspelbare overgang die past bij jouw bedrijf.
Onze onboardingreis in zes stappen
Stap 1. Projectstart en afstemming
Kort na het tekenen van het contract starten we met een kickoffmeeting om doelstellingen en verwachtingen op elkaar af te stemmen. Samen met je toegewijde onboardingmanager brengen we de mijlpalen voor de implementatie in kaart.
Stap 2. Proces- en taakanalyse
Tijdens verdiepende discoveryworkshops brengen we je huidige processen in kaart, van orderinvoer tot planning, facturatie en configuratie. Zodra je live bent, signaleren we eventuele knelpunten en stellen we geoptimaliseerde workflows voor om je operationele productiviteit te verhogen.
Stap 3. Systeemontwerp (het configureren van je omgeving en het inschakelen van de integraties die je nodig hebt)
Terug bij Qargo configureert ons team je systeem op basis van overeengekomen vereisten. We zetten gebruikersaccounts, machtigingen en integraties op en importeren je stamgegevens in een beveiligde testomgeving die klaar is voor gebruikstesten.
Tegelijkertijd werkt je toegewijde integratiemanager samen met je IT-teams om externe systemen (telematica, boekhouding, CSV, EDI, API) te configureren, om ervoor te zorgen dat alles klaar is om samen te worden gevalideerd tijdens de testfase.
Stap 4. Eerste trainingssessies: Supergebruikers
We trainen je projectteam met behulp van een train-de-trainer-aanpak. Met gedetailleerde handleidingen en walkthroughs raakt je team vertrouwd met elk onderdeel van de workflow, van de eerste bestelling tot de definitieve factuur.
Stap 5. Testen in een sandbox-omgeving
We zetten een sandbox-omgeving op die is geconfigureerd om je echte workflows te testen. Tijdens gestructureerde tests (UAT) valideert je team workflows en outputs, ondersteund door je onboarding-manager en onze interne support-supersterren (responstijd van 10 minuten).
Stap 6: Live gaan
Ons team ter plaatse om je te ondersteunen.
Plus ondersteuning na de lancering
Zodra je live bent, laten we je er niet alleen voor staan.
Tijdens de nazorgperiode houdt je toegewezen accountmanager regelmatig check-ins met je team, waarbij de frequentie en duur van de gesprekken worden afgestemd op je abonnementsniveau.
Of het nu gaat om het ondersteunen van factureringsmedewerkers bij het optimaliseren van processen of het oplossen van operationele uitdagingen, wij zorgen ervoor dat alles soepel verloopt. En met onze klantenservice die gemiddeld binnen 10 minuten reageert, hoef je nooit te wachten op antwoorden.
Waarom onze onboarding en implementatie werkt
- De sessies worden geleid door transportprofessionals die je workflows begrijpen
- Tijdens de livegang zijn we er hands-on bij om ondersteuning te bieden waar het het meest nodig is.
- Naadloze gegevensmigratie van zowel oude TMS’en, Excel als andere systemen
- Gestructureerd maar flexibel proces dat is afgestemd op jouw bedrijf
- Duidelijke tijdlijnen, meestal variërend van 3–6 maanden, afhankelijk van de complexiteit
Bij Qargo gaat onboarding niet over het afvinken van vakjes. Het gaat erom je team het vertrouwen, de kennis en de tools te geven om vanaf de eerste dag het meeste uit je nieuwe TMS te halen.
Klaar om te ontdekken hoe Qargo je activiteiten kan transformeren?
Plan nu een demo en ontdek hoe eenvoudig onboarding kan zijn.
