Als u transport met containers verzorgt, weet u al hoeveel tijd uw team kwijt is aan werkzaamheden die niets te maken hebben met planning, probleemoplossing of het opbouwen van klantrelaties.
Het is opnieuw invoeren. Het is het controleren van de vrijgavestatus op drie portals. Het is bellen met een onderaannemer voor een tijdstempel dat u al zou moeten hebben. Het is het controleren van containernummers, gewichten en verwerkingsinstructies. Het is het achterhalen van een POD zodat de financiële afdeling een factuur kan opstellen die twee dagen geleden al had moeten worden verstuurd. Planners en administratieve teams zijn voortdurend bezig met het wisselen van context om het werk op gang te houden.
Wat het lastig maakt, is dat veel van dit handmatige werk diep verankerd is in de dagelijkse processen. Het is gewoon “hoe het nu eenmaal gaat”. Maar na verloop van tijd kosten die kleine, repetitieve taken uw team stilletjes uren en uw bedrijf geld.
Bij het transport van containers zijn de werkelijke administratieve kosten niet alleen tijd. Het is ook verlies van controle: wanneer vrijgavesignalen, havenstappen, leveringsbewijzen en updates van onderaannemers buiten uw operationele TMS-workflow vallen, wordt planning giswerk. En in een wereld van krappe terminalslots en dure fouten is giswerk funest voor uw marge.
Deze blog gaat in op de administratieve taken en waar containervervoerders de meeste controle verliezen en hoe verbonden workflows die controle teruggeven en u kostbare tijd besparen.
De verborgen kosten van onzekerheid over de vrijgave bij containervervoer
Het vrijgeven van een container is niet zo eenvoudig als het klinkt. Voordat een container kan worden opgehaald, moeten verschillende zaken in orde zijn:
- Alle vrachtkosten moeten zijn betaald.
- De juiste documentatie moet zijn ingediend.
- Er mogen geen blokkades zijn van de vervoerder.
- De terminal moet bevestigen dat de container fysiek beschikbaar is.
Pas als al deze zaken zijn bevestigd, kan de container daadwerkelijk worden vrijgegeven. Voor planners creëert dit een operationele stap die in de meeste standaardtransportworkflows niet voorkomt: plannen → vrijgave bewijzen → boeken/verzenden → uitvoeren → bewijzen (POD/kosten) → factureren. Die stap ‘vrijgave bewijzen’ is waar het misgaat.
Het probleem is dat veel factoren dit proces kunnen vertragen. Problemen met documentatie, willekeurige inspecties, congestie in havens en vertragingen bij overheidsinstanties kunnen allemaal een vrijgave blokkeren, vaak zonder dat daar vooraf veel waarschuwingen voor zijn. Als u geen duidelijk zicht heeft op wat er nog openstaat, baseert u uw planning op hoop.
En de gevolgen zijn direct merkbaar. Een chauffeur arriveert bij een terminal zonder bevestigde vrijgave: het tijdvak wordt gemist, de rest van de dag moet opnieuw worden gepland en als u het gratis opslagtijdvak overschrijdt, lopen de demurrage-kosten snel op. Eén onduidelijke vrijgavestatus kan een domino-effect hebben op de planning van een hele dag.
Dit is precies waarom operators vrijgave- en afhandelingssignalen nodig hebben binnen de workflow waar taken worden gepland en verzonden, en niet in een apart portaal dat iemand tussen de telefoontjes door moet controleren.
Hoe Qargo helpt
De status van containers en afhandeling uit integraties zoals Portbase, Destin8 en PSA kan rechtstreeks in de operationele workflow van Qargo worden weergegeven. In Nederland ondersteunt Qargo Portbase Secure Chain-afhalingen, inclusief delegatiestromen, waardoor teams minder afgekeurde stappen en mislukte afhalingen hebben.
In het Verenigd Koninkrijk biedt de Destin8-integratie inzicht in containers en douanemijlpalen, zodat planners kunnen zien wat is ingeklaard en wat is geblokkeerd, zonder dat ze zich bij een apart systeem hoeven aan te melden.
Containerwerkzaamheden zijn zeer gedetailleerd en bij het opnieuw invoeren kunnen fouten sluipen.
Containervervoer is van nature gegevensintensief. Een enkele containerbestelling kan meer dan 20 gegevenspunten omvatten: containernummer, boekingsreferentie, zegel, VGM, ISO-type, terminalgegevens, depotgegevens, sluitingstijden, klantreferenties, douanereferenties en speciale verwerkingsinstructies. Die informatie komt doorgaans verspreid binnen via pdf’s, e-mails en havenportalen.
In de bedrijfsvoering voeren administratieteams die gegevens nog steeds handmatig opnieuw in interne systemen in. De werklast verdubbelt, maar het grootste risico zijn fouten. Een verkeerd cijfer in een containernummer leidt tot een mislukte pre-advice. Een onjuist gewicht leidt tot een weigering bij de poort. Een gemiste sluitingstijd betekent dat een zeecontainer het schip niet haalt.
Om fouten op te sporen voordat ze de terminal bereiken, besteden teams uren aan het controleren van informatie en het schakelen tussen systemen. Dat is tijd die rechtstreeks ten koste gaat van de planning, de afhandeling van uitzonderingen en het werk dat de operatie daadwerkelijk draaiende houdt.
Het antwoord is niet zorgvuldiger gegevensinvoer. Het is minder gegevensinvoer.
Hoe Qargo helpt
Qargo Intelligence kan gegevens uit e-mails en boekingsbevestigingen halen, waardoor er minder handmatig hoeft te worden ingevoerd. In plaats van de containerdetails regel voor regel opnieuw in te voeren, valideren planners de door AI voorgestelde gegevens binnen de workflow van de opdracht. Alle douane- en opdrachtgerelateerde documentatie wordt samen met de opdracht opgeslagen, zodat er maar één plek is om te zoeken – in plaats van vijf.
Onderaannemers en bewijs zorgen voor een zichtbaarheidsgat
Als u met onderaannemers werkt bij het verplaatsen van containers, weet u hoe snel het overzicht verloren gaat. Havens versterken dit probleem nog. Hoe meer terminalstappen, tijdvakken en overdrachten erbij betrokken zijn, hoe sneller de operationele realiteit versnippert in WhatsApp-berichten, doorgestuurde screenshots en gemiste updates.
Maar al te vaak komen operators in een spagaat terecht: ze moeten updates doorgeven tussen klanten en onderaannemers, vragen van alle kanten beantwoorden en proberen het volledige plaatje in elkaar te puzzelen. Zonder een gedeeld operationeel overzicht zijn planners aangewezen op handmatige check-ins en telefoontjes met chauffeurs, wat de besluitvorming vertraagt wanneer plannen halverwege de dag veranderen.
Dan is er nog het bewijsprobleem. Een container kan weliswaar worden afgeleverd, maar ‘afgeleverd’ betekent in het containervervoer nog niet dat de factuur klaar is. U hebt het POD, de juiste referenties en vaak ook een bevestiging van de douane nodig voordat de financiële afdeling een factuur kan opstellen. Als dat bewijs op de telefoon van een chauffeur staat of in een e-mailketen is verdwenen, loopt de facturering vertraging op en lijdt de cashflow daaronder.
Hoe Qargo helpt
Chauffeurs uploaden POD’s rechtstreeks via de mobiele app van Qargo, waardoor het bewijs onmiddellijk aan de opdracht wordt gekoppeld. Via het klantenportaal hebben klanten inzicht in de status van opdrachten, waardoor er minder handmatige statusverzoeken worden gedaan. En omdat bewijzen, referenties en documentatie allemaal in dezelfde workflow worden bewaard, is het traject van levering tot factuurklaar korter en duidelijker.
Minder portalen, meer controle
Naast deze drie kernuitdagingen hebben exploitanten van containers ook te maken met veerbootboekingen, het volgen van apparatuur, nalevingsvereisten en factuurafstemming. En dit vaak via meerdere niet-gekoppelde systemen.
De grootste tijdverspilling is niet één bepaalde taak. Het is het heen en weer springen tussen verschillende portalen: haven systemen, veerbootboekingsplatforms, douaneportals en interne tools, allemaal met verschillende logins en verschillende versies van dezelfde informatie.
Het samenbrengen van operationele gegevens in één workflow maakt een meetbaar verschil. Niet omdat het een dashboard is met meer gegevens, maar omdat planners de vrijgavestatus, de voortgang van de uitvoering en het vastleggen van bewijsmateriaal kunnen zien op dezelfde plek waar ze plannen en verzenden. Zichtbaarheid in containertransport is geen scherm – het is controle binnen de workflow.
Met Qargo kunnen statussignalen van containers en terminals uit integraties zoals Portbase, Destin8 en PSA rechtstreeks in het platform worden weergegeven, waardoor er minder tussen portals hoeft te worden geschakeld en uitzonderingen eerder zichtbaar worden.
Voor operators op de Irish Sea Corridor brengen de veerbootintegraties van Qargo met Irish Ferries, Stena Line en P&O Ferries boekingsmijlpalen in dezelfde operationele workflow die wordt gebruikt voor planning en uitvoering.
In België en Frankrijk, waar de opzet van terminals en havengemeenschapssystemen (PCS) varieert, is het principe hetzelfde: minder plaatsen om te controleren, een duidelijker taakoverzicht en een snellere afhandeling van uitzonderingen.
Waar te beginnen met het stroomlijnen van uw containeractiviteiten
Probeer niet alles in één keer op te lossen. Breng uw containerworkflow van begin tot eind in kaart – release gereedheid → havenstappen → verzending → uitvoering → bewijs vastleggen → facturering – en zoek uit waar deze uiteenvalt in portals, inboxen en spreadsheets. Dat is waar de controle weglekt.
Snelle winsten die zich snel opstapelen:
- Breng release- en afhandelingssignalen in de planning, zodat teams kunnen handelen voordat de chauffeur bij de poort is.
- Automatiseer het aanmaken van taken op basis van e-mails en boekingsbevestigingen om herinvoer te verminderen.
- Maak digitale POD-registratie mogelijk, zodat het bewijs op dezelfde dag als de levering bij de financiële afdeling terechtkomt.
- Koppel mijlpalen voor veerboten en havens aan dezelfde workflow die wordt gebruikt voor de planning.
Meet vervolgens wat belangrijk is: bespaarde uren per week, minder gemiste slots, snellere facturering, minder vragen van klanten over de status.
Qargo groeit mee met uw activiteiten – of u nu een kleine vloot in één terminal exploiteert of elke week honderden containertransporten over meerdere havens coördineert.
Conclusie
Administratieve complexiteit hoort bij de logistiek van containers. Maar onnodige administratie hoeft niet.
Voor containeroperators is zichtbaarheid echter geen dashboard. Het is controle binnen de workflow: weten wat klaar is voor vrijgave, wat geblokkeerd is, welk bewijs ontbreekt en wat er vervolgens gebeurt – zonder dat dit uit portals, inboxen en telefoongesprekken hoeft te worden samengevoegd.
De exploitanten die in 2026 voorop lopen, zijn niet degenen die harder werken. Het zijn degenen wier workflows vrijgave, uitvoering en bewijsstukken tot facturering op één plek met elkaar verbinden, zodat beslissingen worden genomen op basis van wat er werkelijk gebeurt in de bedrijfsvoering, en niet op basis van aannames.
Bent u klaar om te zien hoe Qargo uw containerworkflow verbindt, van vrijgave tot facturering? Boek een demo.
