We schakelden de AI-orderinvoer in en binnen zes opdrachten verdwenen er al twee tot drie uur dagelijkse administratie.”
— Steve Gray, Managing Director bij CS Ellis
Over CS Ellis Logistics
CS Ellis is een logistiek familiebedrijf in vierde generatie, gevestigd in de East Midlands. Opgericht in 1933 en met ruim 90 jaar ervaring, biedt het bedrijf een volledig aanbod aan opslag- en transportdiensten, van opslag van droge goederen op pallet tot volledige truckladingen voor distributie binnen het Verenigd Koninkrijk.
CS Ellis was een van de eerste gebruikers van Palletline, is al jarenlang lid van de Transport Association en beschikt over een BRCGS-AA certificering. Hun wagenpark van 60 voertuigen wordt ondersteund door 31.000 centraal gelegen palletplaatsen, een sterk netwerk van onderaannemers en een betrokken team van 170 medewerkers met een duidelijke klantgerichte focus.
Ondanks de omvang blijft CS Ellis bewust persoonlijk in hun aanpak. “We zijn groot genoeg om alles aan te kunnen, maar klein genoeg om echt te geven om onze klanten. We doen wat we beloven en gaan altijd voor de lange termijn,” aldus Steve, Managing Director.
Hoe ze bij Qargo uitkwamen
CS Ellis werkte al jarenlang met hun vorige TMS, maar dat systeem had zich in ruim tien jaar niet meer ontwikkeld. Toen het vervolgens werd overgenomen, verslechterde de klantenservice aanzienlijk — voor CS Ellis was dat het moment om alternatieven te overwegen.
We kregen van alles beloofd, maar er kwam weinig van terecht, en daarna kregen we te horen dat het systeem binnen een jaar werd uitgezet,” vertelt Steve. “We wisten dat we moesten overstappen, maar we wilden ons niet in het nauw laten drijven.”
Het team onderzocht meerdere systemen. Hoewel er meer opties waren die bevielen, voelde alleen Qargo als een échte partner. “We kochten niet zomaar software. We hielpen mee iets te bouwen dat geschikt is voor de praktijk,” zegt Steve. “Dat gaf voor ons de doorslag.”
Als één van Qargo’s eerste gebruikers in het VK speelde CS Ellis een actieve rol in de ontwikkeling van het platform. Ze brachten waardevolle inzichten mee uit hun ervaring met transport operaties én samenwerking binnen netwerken.
“We willen geen transactionele relaties. We zoeken langdurige partnerschappen, zowel met klanten als leveranciers,” aldus Steve.
Onboarding
In juli 2024 ging het bedrijf live met Qargo, tegelijk op hun hoofdkantoor in Rutland en het depot in Leicester.
In nauwe samenwerking met het onboarding team van Qargo volgden ze een strategie van “eerst repliceren, daarna innoveren”: eerst hun bestaande werkprocessen overzetten in Qargo, en pas daarna nieuwe functies toevoegen.
Die aanpak wierp zijn vruchten af. “Het verliep vrijwel vlekkeloos,” aldus Steve. “We hielden rekening met wat kinderziektes, maar binnen een paar dagen draaide alles.”
Een drijvende kracht achter het project was Richie, hun IT Manager. Hij leidde de onboarding niet als een IT-project, maar als een operationeel traject. “Hij nam de tijd om met planners te praten, begreep hoe het er dagelijks aan toe gaat, en rolde alles uit op basis van hun input, niet vanachter een bureau,” vertelt Steve.
De uitdaging
Net als veel traditionele transport- en logistieke bedrijven werkte CS Ellis met een TMS dat de ontwikkelingen in de sector niet meer bijhield. De interface was nauwelijks verder ontwikkeld dan een Excel-achtig scherm, en medewerkers besteedden dagelijks uren aan het invoeren van orders en verwerken van facturen.
Daarnaast zocht het bedrijf naar slimmere manieren om samen te werken binnen hun netwerk — zoals met Palletline, andere leden van de Transport Association, en vertrouwde onderaannemers zoals Anglia Freight, waarmee ze al jaren een sterke relatie hebben.
“We wilden af van een model waarbij alles via een centraal punt moest of waarbij je verzoop in de administratie. We zochten een slimmere, schaalbare manier om samen te werken met betrouwbare partners,” zegt Steve.
De oplossing
Zodra het systeem draaide, begon CS Ellis volop gebruik te maken van de mogelijkheden van Qargo, vooral de AI-functies.
Orderverwerking via PDF ging van een taak van twee uur per dag naar bijna directe verwerking. Die tijd werd meteen ingezet voor werk met meer waarde. “Een order aanmaken is toch voor niemand echt leuk?” voegt Steve toe. “Zet dat in een vacaturetekst en ik denk niet dat je veel reacties krijgt. Dus juist die saaie taken zijn iets waar Qargo écht bij helpt.”
Ook het facturatieproces werd grondig verbeterd. Dankzij de integratie met Xero en Qargo duurt iets wat eerst anderhalve dag kostte nu nog maar een halve dag. Dit gaf een loyale medewerker de kans om over te stappen op deeltijdwerk, zonder extra druk op het team te leggen.
Het team gebruikt Qargo ook om ladingen rechtstreeks via het platform toe te wijzen aan hun voorkeurs-onderaannemers, waardoor handmatige telefoontjes, e-mails en dubbele invoer overbodig zijn. “Nu is het gewoon klikken, toewijzen, klaar,” zegt Steve. De netwerkfunctionaliteit van Qargo heeft de deur geopend voor meer samenwerking tussen gelijkgestemde transporteurs, zonder de extra kosten of overhead van een traditioneel palletnetwerk.
Integraties
Om de operaties efficiënt en verbonden te houden,, heeft CS Ellis Qargo geïntegreerd met belangrijke systemen op het gebied van transport, financiën en planning, met nog meer functionaliteiten in de pijplijn:
- Boekhouding: integratie met Xero maakt de wekelijkse facturatie veel efficiënter
- Telematica: Het nieuwe Webfleet systeem wordt uitgerold over het volledige wagenpark.
- Planning: er zijn toekomstplannen om een HR-planningssysteem voor chauffeurs te integreren, voor slimmer capaciteitsbeheer
De resultaten
Sinds ze een van de eerste gebruikers van Qargo werden, ziet CS Ellis meetbare verbeteringen in de gehele organisatie: tijdsbesparing, minder administratie en sterkere samenwerkingen, zowel intern als extern.
✅ Orderinvoer: vervangt uren aan handmatig werk door bijna onmiddellijke order creatie
✅ Wekelijkse facturatie is met 75% verminderd, waardoor een medewerker zijn uren kon verminderen
zonder impact op de output
✅ Sterkere samenwerking met onderaannemers, dankzij gedeelde opdrachten, tracking en transparantie
via Qargo
✅ Flexibele adoptie: zelfs traditionele planners hebben het systeem omarmd, mede dankzij
praktijkgerichte training en eigenaarschap binnen de operatie
Tot slot
Het team van CS Ellis richt zich nu op het verder benutten van Qargo Network, en blijft bouwen aan directe relaties met andere vervoerders om opdrachten efficiënter en winstgevender uit te wisselen.
Ze kijken ook uit naar diepere integraties met wagenpark- en HR-systemen, wat zal zorgen voor slimmere planning, betere prognoses en eenvoudiger chauffeur beheer.“Ons langetermijndoel is om 100 jaar succesvol en duurzaam te bestaan,” zegt Steve.
Qargo helpt ons daarbij, niet alleen door tijd te besparen, maar vooral door ons te verbinden met de toekomst waar we deel van willen uitmaken.”