“Niet zomaar een softwarepakket, maar ook echt een partner.”
— Geert D’hooghe, eigenaar
D’hooghe Lifting & Transport heeft dankzij Qargo het volledige operationele overzicht teruggekregen
“Outlook Agenda, Excel, e-mail, enz. Deze werkten allemaal prima, maar we moesten altijd dezelfde gegevens vier keer invoeren.” Voordat Geert D’hooghe Qargo ontdekte, draaide zijn bedrijf voornamelijk op Microsoft Office. Het proces werkte, maar het was extreem tijdrovend en het was erg foutgevoelig. Het was tijd voor een TMS. “Er zijn talloze facturerings- en planningsprogramma’s, maar we waren op zoek naar een alles-in-één. Qargo bleek precies te zijn wat we nodig hadden.”
Zonder Qargo hadden we veel meer tijd en mensen nodig gehad om deze groei te realiseren.”
Voordat Geert D’hooghe Qargo ontdekte, was hij al op zoek naar een nieuw transportbeheersysteem. Geert zegt: “We waren op zoek naar een programma dat alles kon doen: offertes samenstellen, plannen, factureren, nacalculatie en pre-facturering voor onze onderaannemers. Ik had maar twee basisvereisten: het systeem moest volledig cloud-gebaseerd zijn en we wilden geen servers of boordcomputers.”
Dat laatste leek het grootste probleem te zijn voor de belangrijkste spelers op de markt. Geert: “De meeste leveranciers bieden geen mobiele applicaties aan, en hun systemen werken met boordcomputers die EUR 500,00 per stuk kosten, terwijl bijna iedereen tegenwoordig een smartphone heeft. Bovendien werken we met zelfstandige onderaannemers, en zij hebben geen boordcomputers.” Deze laatste eis beperkte de opties van Geert aanzienlijk.
Zelfs de cloud-vereiste leek niet zo vanzelfsprekend. “We kregen vaak het aanbod om alles naar cloud computing over te schakelen, maar dat betekende dat we een vergoeding van tienduizenden euro’s moesten betalen.” Uiteindelijk beperkte Geert zijn keuze tot vier systemen om te testen. De testfase was nog in volle gang toen Qargo aan de deur klopte. “Na een paar gesprekken en een demo hebben we vrij snel besloten om met hen verder te gaan en ik heb geen moment spijt gehad van die beslissing.”
De gebruiksvriendelijkheid van de software was de doorslaggevende factor. “Het is eenvoudig en toegankelijk. Stel je voor dat je morgen een nieuwe medewerker hebt. Nou, die persoon zou na slechts één dag training al aan de slag kunnen. Dat was het belangrijkste verschil met alle andere systemen. Om in slechts een paar klikken aan de slag te kunnen en bestellingen in te voeren. Bij de andere systemen die we hebben getest, moest je soms zes tot zeven keer klikken voordat je überhaupt kon beginnen. Toen wisten we dat Qargo de oplossing voor ons was.
Van overal naar alles-in-één
Vroeger kwamen onze bestellingen van overal binnen: via WhatsApp, e-mail of telefoon. Geert was echter zelf vaak onderweg, waardoor het moeilijk was om al die informatie te centraliseren. “Dat deden we allemaal in Outlook-agenda, maar dat gaf ons geen goed overzicht. En hoe zit het met de klanten zelf? Ik had ze allemaal in mijn hoofd. Het feit dat we geen centraal systeem hadden, was vooral een probleem bij spoedbestellingen. Ik ontving de bestelling en gebruikte het track-and-trace-systeem om te zien wie het dichtst in de buurt was. Ik belde die chauffeur en dat was het. Die bestellingen werden niet opgeschreven en toen het een paar weken later om het factureren van die klus ging, moesten we precies achterhalen wat er was gebeurd.”
Met Qargo is dat probleem verholpen. “Vanaf het moment dat we een order in het systeem aanmaken, ook al is het alleen in de offertefase, kan deze niet meer worden verwijderd. In het verleden ontvingen we soms facturen die we nergens aan konden koppelen, en dat gebeurt nu niet meer. We kunnen ook meerdere bijlagen aan de bestelling toevoegen, zoals e-mails, opdrachten, wat planningsinformatie, enz. Dit betekent dat alles op één plek wordt opgeslagen. Voorheen kon de voorman van de locatie een briefje op het bureau van onze planningsmanager achterlaten, of werden er in de tussentijd berichten verzonden via WhatsApp, en soms werden orders alleen mondeling ontvangen. Nu is al deze informatie gecentraliseerd en dat maakt het voor ons gemakkelijker om alles te controleren.”
Snelle facturering
Nu alles volledig geautomatiseerd is, kan D’hooghe opdrachten veel sneller factureren. “De belangrijkste feedback die ik van mijn personeel krijg, is dat we weer een volledig overzicht hebben van het facturatieproces. We weten nu precies wat er gefactureerd moet worden en wat er al gefactureerd is.” Dat versnelt het werkproces. “De periode tussen de daadwerkelijke opdracht en het verzenden van de factuur is gehalveerd, omdat we meer informatie verzamelen. Als er iets ontbreekt, merken we dat veel eerder. Dat hadden we niet kunnen bereiken zonder Qargo. Onze cashflow is enorm verbeterd.”
We factureren twee keer zo snel als voorheen, wat onze cashflow enorm heeft verbeterd.”
Een handige helpdesk
Onze medewerkers die de software 4-6 uur per dag gebruiken, hebben het nieuwe systeem snel onder de knie. Volgens Geert is dit vooral te danken aan de helpdesk. “Er zijn altijd vragen te stellen, maar die worden altijd snel opgelost en daar zijn we erg blij mee. Bij andere helpdesks kan het soms eindeloos zijn, maar bij Qargo helpen ze je snel.” En als er geen onmiddellijke oplossing beschikbaar is, zullen ze er een voor je uitwerken. Geert grinnikt: “We hebben echt het gevoel dat we op maat gemaakte software hebben. Wanneer we Qargo iets vragen, geven ze je het gevoel dat het allemaal mogelijk is, en als dat niet zo is, zoeken ze naar manieren om zo goed mogelijk aan je wensen te voldoen. En als dat iets langer duurt, komen ze in de tussentijd met een tijdelijke oplossing.”
We hebben echt het gevoel dat we op maat gemaakte software hebben.”
Bedrijfsgroei
D’hooghe Lifting & Transport is de afgelopen maanden enorm veranderd en dit heeft veel inspanning gevergd. “Onze omzet is met 40% gestegen sinds we met Qargo werken. Zonder Qargo hadden we meer tijd en mensen nodig gehad om die groei te realiseren. Omdat we nu zoveel meer zaken doen, besteden we nog steeds veel tijd aan administratie. Maar als de werkdruk hetzelfde was gebleven, dan hadden we het zeker in de helft van de tijd gedaan.”
“Operationele groei is één ding, maar ik heb de administratieve rompslomp onderschat, ondanks mijn jarenlange ervaring in de branche”, zegt Geert. “Er zijn zoveel dingen bij betrokken, dus hebben we er bewust voor gekozen om onze krachten te bundelen met Qargo om het bedrijf op elk niveau te automatiseren. En we hebben het geluk dat we daarvoor precies de juiste partner hebben gevonden.”