We hebben de afdeling opnieuw uitgevonden om meer klantgericht te zijn en Qargo geeft ons die realtime gegevens en zichtbaarheid die service en efficiëntie stimuleren.
– Craig Perrin, directeur bij Hemisphere Freight Services
Over Hemisphere Freight Services
Hemisphere Freight Services is een wereldwijde logistieke dienstverlener, expediteur en 3PL-partnerhandel sinds 1989. Hun Britse tak van binnenlandse transportactiviteiten beheert alles, van inklaring en internationale verzending tot opslag, uitvoering en binnenlandse leveringen in het VK.
Hemisphere beheert volledige containers en grotere zendingen als geheel. De transportafdeling in Ipswich verzorgt alles van deelzendingen tot volledige aanhangwagenladingen. Met een ervaren team van planners, een groeiende vloot van 16 voertuigen en een betrouwbaar netwerk van vaste partners biedt het bedrijf al jaren efficiënte en betrouwbare transportoplossingen.
Waarom Qargo?
Ben Vincent, nu UK Transport Manager bij Hemisphere, kwam drie jaar geleden voor het eerst in contact met Qargo in een eerdere functie, waar een live demo meteen opviel.
Toen hij bij Hemisphere kwam, stond Qargo bovenaan zijn lijst voor hun activiteiten in het VK.
“We hadden bij mijn laatste bedrijf vier andere systemen bekeken. Ik had een paar jaar geleden een demo van Adriaan (mede-oprichter en CEO van Qargo) gezien en vond het geweldig hoe eenvoudig het was.
Qargo was gewoon logisch voor de operators. Het was eenvoudig, duidelijk en echt gebouwd voor transport. Toen ik hier aankwam, wist ik dat dit het systeem was dat we nodig hadden.”
Hemisphere begon na te denken over manieren om de dienstverlening binnen de Britse operatie te verbeteren. Het bedrijf zocht een systeem dat meer inzicht, meer automatisering en betere planningsmogelijkheden zou bieden — zonder extra complexiteit of uitbreiding van het personeelsbestand.
Onboarding
Hemisphere ging live met Qargo na een soepele onboarding van zes maanden. Het team plande de overgang zorgvuldig en liet Qargo een tijdje naast hun vorige systeem draaien om ervoor te zorgen dat er niets werd gemist. Een vlekkeloze overgang, zonder onderbrekingen.
Hun toegewijde onboarding-manager was altijd beschikbaar om te helpen. Zelfs Ben, die toegeeft dat hij ‘niet de meest computergeoriënteerde persoon is’, vond het allemaal verrassend eenvoudig.
“Het was eerlijk gezegd makkelijker dan we dachten. Onze onboarding-manager was briljant en de ondersteuning is vanaf dag één perfect geweest.”
De uitdaging
Voordat ze overstapten op Qargo, had het Britse transportteam van Hemisphere te maken met tijdrovende handmatige processen voor planning, beoordeling van opdrachten en klantenservice. Informatie werd opgeslagen in systemen en spreadsheets, en eventuele vertragingen of POD-verzoeken moesten handmatig worden opgevolgd en verzonden.
Naarmate de afdeling groeide, begonnen deze kleine inefficiënties zowel de schaalbaarheid als de service te beperken. De planning was vaak pas om 16.00 uur af, waardoor het magazijn weinig tot geen tijd had om zich voor te bereiden.
“We hadden behoefte aan betere traceerbaarheid, meer automatisering en een manier om onze service te schalen met de groeiplannen van het bedrijf”
Hun bestaande TMS-software in het VK hield geen gelijke tred met de behoeften van de operatie en het gebrek aan automatisering zorgde voor wrijving in het team.
De oplossing
De veranderingen zijn enorm geweest voor de activiteiten van Hemisphere in het VK. De planningstijd is gehalveerd, waarbij de routes nu om 13.30 uur zijn afgerond, waardoor iedereen, van chauffeurs tot magazijnmedewerkers, meer tijd heeft om zich voor te bereiden.
Qargo Intelligence heeft de orderinvoer gestroomlijnd door transportordergegevens automatisch rechtstreeks uit e-mails en documenten te halen en tijd te besparen.
Het aantal vragen van klanten is ook aanzienlijk gedaald dankzij het klantportaal, dat klanten realtime toegang geeft tot PODs, bezorgupdates en tijdstempels. Zodat ze het allemaal gemakkelijk zelf kunnen volgen.
Het beoordelen van opdrachten is ook geen handmatige taak meer. Het team heeft aangepaste tariefkaarten gemaakt, speciaal voor hun LCL-werk, zodat de prijzen automatisch worden bepaald.
En hun chauffeurs vinden de mobiele chauffeursapp vanaf de eerste dag gemakkelijk te gebruiken.
“De hele afdeling werkt beter en klanten kunnen in realtime zien wat er gebeurt.”
Integraties en Qargo
Hemisphere heeft live integraties met Samsara voor live voertuigtracking en met verschillende palletnetwerken, om automatisch opdrachten te ontvangen via API. Naarmate meer vervoerders Qargo ook gaan gebruiken, wordt het nog gemakkelijker om verbinding te maken en samen te werken, met minder systemen, minder administratie en geen eindeloze e-mailketens.
De resultaten
✅ 50% minder planningstijd
✅ 25% minder tijd kwijt aan het beantwoorden van routinematige vragen
✅ Meer voorbereidingstijd in het magazijn = soepelere overdrachten
✅ Meer zichtbaarheid voor klanten = betere service
✅ Minder handmatige opdrachtcreatie en prijsstelling
Waarom het ertoe doet
Voor Hemisphere gaan de voordelen veel verder dan het besparen van tijd. Het gaat erom proactiever, transparanter en duurzamer te worden.
Ze lopen al voor op hun 2035 netto-nuldoelstellingen en werken samen met Carbon Neutral Britain om hun impact op het milieu te verminderen. Qargo ondersteunt die missie door middel van functies zoals kilometerstand en CO₂-berekeningen, die aansluiten bij hun accreditaties en helpen bij het stimuleren van slimmere, efficiëntere planning.
Maar voor het team op de werkvloer is het grootste verschil hoe Qargo hen heeft geholpen om van reactief naar proactief te gaan, waardoor klanten de zichtbaarheid krijgen die ze nodig hebben zonder achter ze aan te zitten, en het team vrij te maken om zich te concentreren op geweldige klantenservice.
Slotgedachten
Het volgende op hun radar:
- Verdere API-integraties verkennen
- Nog meer gebruik maken van de Intelligence-functies van Qargo
“We hebben nog maar het topje van de ijsberg gezien. Er is nog veel meer dat we kunnen doen en we zijn verheugd om te blijven bouwen.”