Intuïtief, eenvoudig, cloudgebaseerd, en het maakt alles gewoon sneller.
– Teamleider, transportplanning, Link-Up
Over Link-Up
Link-Up is een expreskoerier die gespecialiseerd is in tijdkritische leveringen van 1 gram tot 14 ton. Het team voert direct-to-door taken en routes met meerdere tussenstops uit (denk aan food-box rondes), met gespecialiseerde afhandeling voor kwetsbare zendingen, ADR/gevaarlijke goederen en dierentransporten, zowel levende dieren als specimen-zendingen. Ondersteund door een diverse vloot en een ‘snel handelen, zorgvuldig behandelen’-mentaliteit, brengt Link-Up spoedvracht waar het moet zijn – snel, veilig en zonder gedoe.
Hoe ze bij Qargo uitkwamen
Zoals veel operators was het team van Link-Up hun vorige TMS ontgroeid. De ontwikkeling was vertraagd, nieuwe functies betekenden aanvullingen voor basisverbeteringen en de dagelijkse taken liepen vertraging op.
“Ons management ging op zoek naar iets nieuws en kwam Qargo tegen”, legt Maarten Defraeye, Team Lead voor transportplanning, uit. “Na een paar demo’s was het duidelijk, het voelde als de juiste oplossing – modern, webgebaseerd en snel te gebruiken, zowel op kantoor als thuis.”
“Met Qargo is het gemakkelijk en we winnen er tijd mee.”
De uitdaging
Vóór Qargo werden dagelijkse workflows vertraagd door een verouderd systeem:
- Orderinvoer was handmatig, tijdrovend en repetitief
- De facturatie verliep langzamer dan het bedrijf nodig had
- Het oude platform voelde ‘oud en traag’ en was niet gebouwd voor flexibele toegang op afstand
- Papierintensieve processen rond CMR’s en ritdocumentatie
- Teams vertrouwden op extra spreadsheets om de gaten te dichten
Kortom: te veel handmatige inspanning, niet genoeg snelheid.
“Ons vorige systeem was verouderd. Er waren voor alles add-ons nodig en het was gewoon niet snel genoeg.”
De oplossing
Link-Up stapte over op Qargo TMS om de planning en administratie te versnellen en tegelijkertijd de controle te houden over gespecialiseerd, tijdkritisch werk.
Het vervangen van hun oude TMS door een modern, cloudgebaseerd platform dat snel te leren en sneller te gebruiken is, bracht veel veranderingen met zich mee.
Wat is er veranderd?
- Snellere orderinvoer met AI- en e-mailworkflows, plus herbruikbare sjablonen voor reguliere transportorders vermindert herhaalde invoer en zorgen dat taken sneller aangemaakt worden
- De integratie met Outlook converteert e-mails rechtstreeks naar bestellingen en zorgt dat elk antwoord gekoppeld blijft aan de juiste taak
- Modern planningsbord met duidelijke visuele signalen en live kaartweergave van voertuigen
- Digitale documenten en CMR-opname via de mobiele app – direct op te vragen wanneer klanten ondertekend papierwerk nodig hebben
- Realtime planningsbord en live kaart voor een duidelijk, visueel overzicht van wat waar is
- Klantportaal uitgerold naar een grote klant voor live status en verwachte aankomsttijden, wat resulteert in minder oproepen over waar zendingen blijven.
“Ik waardeer de AI, maar de integratie met Outlook is mijn favoriet – je kunt rechtstreeks van een e-mail naar een bestelling gaan en vervolgacties worden automatisch aan de juiste taak gekoppeld.”
Integraties
Het onboardingteam van Qargo heeft gegevens uit spreadsheets voorbereid en de belangrijkste integraties opgezet. “Ze deden het meeste zware werk. Vanaf het begin verliep alles soepel.”
– Boekhouding: Exact Online
Douane-expediteur: gegevens en instellingen worden tijdens de onboarding afgehandeld om de overdracht te stroomlijnen
Het onboardingproces
Link-Up ging live in januari 2024. De onboarding lead van Qargo, Tom, was ter plaatse tijdens het testen en de eerste dagen in productie.
“Tom heeft een paar dagen met ons meegelopen, heeft ons de sandbox laten zien en bleef de eerste dagen bij ons om dingen op te lossen zodra ze zich voordeden. Er is niet verloren gegaan bij de migratie.”
- Geen gegevensverlies tijdens migratie
- Praktische ondersteuning op de werkvloer voor problemen op de startdag
Als een jong, technisch onderlegd planningsteam hebben we het snel opgepikt.
“Qargo is intuïtief. Na een paar uur gebruik weet je hoe het werkt.”
De resultaten
- ✅ Snellere orderinvoer en planning: dagelijkse administratie wordt elke week met een paar uur verminderd
- ✅ Terugkerend werk, in klikken afgehandeld: 1–2 uur bespaard per maand met behulp van sjablonen voor reguliere transporten
- ✅ Snellere doorlooptijd van facturen in vergelijking met het oude systeem
- ✅ Direct documenten ophalen: ondertekende CMR’s digitaal beschikbaar – geen gedoe meer met stapels papier
- ✅ Gelukkigere klanten: portaaltoegang en duidelijkere livestatus verminderen inkomende vragen
- ✅ Werk vanaf elke locatie: webgebaseerde toegang maakt het eenvoudig om taken buiten kantoor te controleren
“Het is intuïtief en gemakkelijk. We besteden minder tijd aan de dingen die vroeger eeuwen duurden, het gaat nu gewoon sneller.”
Waarom het ertoe doet
Bij tijdkritisch transport draait alles om snelheid en nauwkeurigheid. Met automatisering, live zichtbaarheid en digitaal papierwerk bespaar je niet slechts luttele minuten werk, maar uren elke week. Voor operators die ad-hocritten, vaste routes en kwetsbare zendingen combineren, is een modern TMS de manier waarop je kunt opschalen zonder de administratie te compliceren.
Wat is de volgende stap?
Link-Up blijft uitbreiden hoe ze Qargo gebruiken:
- WhatsApp-bericht integratie om de communicatie tussen chauffeurs en planning/klanten te stroomlijnen
- Prijslijsten voor vaste klanten gaan over op volledig geautomatiseerde prijzen in Qargo
Conclusie
“Qargo is intuïtief, eenvoudig, cloudgebaseerd, en het helpt je sneller te werken. Voor ons heeft het de dagelijkse planning, facturering en documentafhandeling een stuk soepeler gemaakt.”