“Er bestaat al een standaardkoppeling tussen Qargo en Easi – zo win je veel tijd terug omdat je de integratie niet zelf moet ontwikkelen, tijd die je vervolgens kunt investeren in de effectieve implementatie van het systeem.” — Dylan Vanaudenaerde, Product Owner: TMS/Business Analyst, Tailormade Logistics
Over Tailormade Logistics
Tailormade Logistics is een familiebedrijf en internationaal transport- en logistiekbedrijf dat 30 jaar geleden in Gent werd opgericht. Vandaag stelt het bedrijf ongeveer 600 chauffeurs in via vestigingen in België, Frankrijk en Nederland, met dagelijkse intermodale vertrekken naar Italië en Frankrijk.
Het bedrijf is snel gegroeid door overnames, en die geschiedenis kleurt de manier van werken. Tailormade bedient enkele van de meest gespecialiseerde niches in de sector: dagelijkse leveringen aan modewinkels vóór opening, distributie voor supermarkten, autotransport en een aparte vloerendivisie met speciaal uitgeruste trucks voor thuislevering van tapijten en tegels. Van auto’s en vloerbekleding tot mode en voeding – Tailormade Logistics vervoert een breed gamma aan goederen, en daarvoor hadden ze een TMS nodig dat deze complexiteit kon opvangen.
“We hebben zeer specifieke soorten activiteiten, en dat heeft een impact op het type TMS dat je nodig hebt. Het moet heel flexibel zijn en zonder support aanpasbaar”, zegt Dylan Vanaudenaerde.
Over Easi & Adfinity
Easi is een bedrijf gespecialiseerd in IT-diensten en -oplossingen. Het bedrijf onderscheidt zich vooral door de ontwikkeling van eigen bedrijfssoftware die is afgestemd op de behoeften van middelgrote en grote organisaties. Naast het leveren van IT-oplossingen positioneert Easi zich als een waardevolle strategische partner die inzet op langetermijnrelaties met klanten. De aanpak is gebaseerd op nabijheid, vertrouwen en operationele excellentie. Vandaag telt Easi ongeveer 700 medewerkers. Het bedrijf hecht sterk belang aan het welzijn van medewerkers, vanuit de overtuiging dat klanttevredenheid begint bij het welbevinden en engagement van de mensen die klanten dagelijks ondersteunen.
Adfinity is een ERP-oplossing van Easi, gespecialiseerd in boekhoudkundige en financiële bedrijfsprocessen. De software automatiseert processen zoals factuurverwerking, algemene boekhouding, cashflowbeheer, multi-companybeheer en goedkeuringsworkflows. Dankzij realtime rapportering kunnen bedrijven met Adfinity strategische beslissingen nemen op basis van betrouwbare gegevens, wat resulteert in minder menselijke fouten en een hogere productiviteit.
Hoe ze Qargo vonden
Tailormade’s zoektocht naar een nieuw TMS begon drie jaar geleden met een door de CEO geleide evaluatie: e-mails naar een breed veld van providers, gevolgd door presentaties op hun hoofdkantoor voor planners, financiën en management. Qargo haalde de shortlist bij de eerste ronde – maar Tailormade koos toen voor een andere provider.
Na bijna een jaar draaien met een piloot bij die andere provider, werd duidelijk dat er hiaten in het systeem zaten. Gelukkig moest Tailormade niet helemaal opnieuw beginnen en nam het contact op met de koplopers uit de vorige evaluatie.
Het team zag meteen hoeveel Qargo gegroeid en verbeterd was in het jaar sinds ze elkaar voor het laatst hadden gesproken.
“Dat was een heel goede indicatie dat dit bedrijf binnen de komende vijf jaar aan de top van de TMS-markt zou staan.” – Dylan
De twee bedrijven waren ook op elkaar afgestemd wat betreft de visie om processen te moderniseren en te automatiseren. Dit, samen met het feit dat Qargo een native integratie had met Adfinity, maakte de keuze voor Qargo de tweede keer een gemakkelijk “ja”.
De uitdaging
Tailormade’s organisatie is ongewoon complex, met niche-workflows waarmee de meeste TMS-systemen geen weg wisten. Het grootste gebrek bij hun vorige systeem was zichtbaarheid en traceerbaarheid: een zending van begin tot einde volgen betekende meerdere schermen, telefoontjes en e-mails, zowel voor het team van Tailormade als voor hun klanten.
“Dat was iets wat we misten – op één plek kunnen zien dat je goederen door het hele netwerk zijn gegaan en waar ze zich bevinden. Foto’s, documenten, facturen, beantwoorde vragen, allemaal op één centraal punt.” – Dylan
Kostenzichtbaarheid was het andere hiaat: de winstgevendheid traceren van klant naar order naar trip naar chauffeur, om te zien waar het bedrijf geld verdiende of verloor.
De integratie van Qargo en Adfinity
Tailormade gebruikte Adfinity (Easi) al vier jaar voor de boekhouding en was verheugd te horen dat er een native integratie met Qargo bestond. Bij Tailormade is Adfinity gekoppeld aan Qargo voor uitgaande verkoopfacturen – alle factuurgegevens worden gegenereerd in Qargo en vervolgens doorgestuurd naar Adfinity. Omdat Qargo een standaardintegratie heeft met Adfinity, moest Tailormade geen eigen ontwikkelaars inzetten, wat hen dure interne ontwikkelingstijd bespaarde.
“Die standaardintegratie was een van de factoren die ons hielpen om voor Qargo te kiezen. De eerste opbouw nam niet meer dan een dag of twee in beslag, inclusief testen – met heel snelle reacties van jullie team.” – Dylan
Tailormade heeft recent, na een groepsherstructurering, BTW-nummers samengevoegd en twee van haar grootste entiteiten gefuseerd – wat betekende dat de Adfinity-mapping opnieuw moest worden opgebouwd, velden moesten worden toegevoegd en kostenlocaties moesten worden aangepast over twee live tenants. Een echte test voor de integratie. Toch verliep het hele proces uitzonderlijk vlot. Qargo voerde het grootste deel van het werk uit tijdens het weekend, volgens een gedetailleerd plan met “happy flow, unhappy flow, dingen die we moeten testen.” Het testen was de volgende maandagochtend zonder problemen afgerond.
Onboarding
Door de omvang en complexiteit van Tailormade’s bedrijfsstructuur is de go-live gefaseerd verlopen, kantoor per kantoor, over ongeveer een jaar tijd, startend met het automotive-team in Westerlo. Een intermodale vestiging die Italië bedient volgde in oktober, nadat de zomerdip voorbij was.
De gefaseerde uitrol loopt nog steeds: een planningsteam met 40 trucks in Wallonië gaat binnen enkele weken live, gevolgd door kantoren in Bulgarije en Lyon tegen oktober. Het grootste resterende stuk is de vloerendivisie, die nog draait op een intern gebouwd legacysysteem – een project dat naar verwachting medio 2027 voltooid zal zijn.
Tailormade vroeg Qargo ook om, tijdens die eerste go-live, een integratie te bouwen met Transporeon voor orderaanmaak en tracking, om een strakke deadline te halen – wat werd gerealiseerd met ondersteuning van een onboarding manager bij Qargo.
De oplossing
Orderinvoer. De AI van Qargo leest binnenkomende e-mails en pdf’s en herkent, na vijf of zes orders van een bepaalde klant, het patroon voldoende goed om 70-90% van de order vooraf in te vullen. Manuele orderinvoer is nog steeds de norm in de sector: Dylan schat dat meer dan 70% van de orders in de sector nog steeds handmatig wordt aangemaakt, zelfs bij grote verladers, waardoor de tijdswinst zich opstapelt.
“Orderinvoer is een van de meest tijdrovende onderdelen van de klantendienst. Dit geeft mensen meer tijd om klanten te updaten, orders te controleren en écht te begrijpen waarom het ordervolume van een klant daalt.”
Klantzichtbaarheid. Tailormade lanceerde eind juni klantportalen, en 60-70 klanten gebruiken deze al. Het vorige portaal draaide op betaalde abonnementen met beperkte gebruikersplaatsen, wat het moeilijk maakte om te beheren naarmate klantrelaties veranderden. “Met de manier waarop Qargo werkt, wordt elke order die je in het portaal ziet, afgesloten aan het einde van de cyclus. Je kan het veel beter opvolgen.” Dat alleen al heeft het aantal statuscheck-mails naar de klantendienst doen dalen.
Documentatie. Foto’s en leveringsdocumenten die worden vastgelegd via de chauffeursapp en het onderaannemersportaal, komen nu automatisch terecht in het klantenportaal. Voor modeleveringen die gebeuren vóór winkels openen, zonder iemand aanwezig om de goederen te tekenen, is dat bewijs cruciaal.
Facturatie. Onder het oude systeem verliep de facturatie op een wekelijkse cyclus, verdeeld over een aparte facturatieploeg en een aparte boekhoudploeg, voordat iets Adfinity bereikte. Bij Qargo maakt hetzelfde team nu dagelijks facturen op en verstuurt deze: orders die op een bepaalde dag worden geleverd, zijn de volgende dag klaar voor facturatie, worden aangemaakt, verstuurd naar Adfinity, bevestigd, en vervolgens naar de klant gestuurd. Voor een van hun klanten met een hoog volume die dag en nacht met trucks rijden, daalde de factuurverwerkingstijd van ongeveer een uur naar ongeveer 15 minuten, mede dankzij de AI van Qargo die pre-billingbestanden van klanten lijn per lijn matcht met orders.
De resultaten
✅ Dagelijkse facturatie in plaats van wekelijks — geen vertraging meer tussen de facturatie- en boekhoudteams
✅ Realtime chauffeurszichtbaarheid, via een standaard Transics-integratie, iets wat het vorige TMS helemaal niet kon bieden
✅ Minder statuscheck-mails naar de klantendienst, dankzij een portaal waarin elke order correct wordt afgesloten
✅ Geen enkele interne ontwikkeling nodig voor de standaard Qargo-Easi (Adfinity) integratie, live binnen 1-2 dagen
✅ Een fusie van BTW-nummers over twee live tenants, soepel geremapt via Qargo en Adfinity in een enkel weekend
Wat is de volgende stap?
Aan de kant van Easi is het plan om Adfinity uit te breiden naar de Franse entiteiten van Tailormade, die momenteel op een ander boekhoudsysteem draaien, en om de aankoopkant van de facturatie – momenteel manueel gecontroleerd tegen facturen van onderaannemers – op te nemen in dezelfde geautomatiseerde flow die Tailormade al heeft voor verkoop.
“We zouden graag hebben dat transportgerelateerde facturen rechtstreeks in Qargo terechtkomen, gekoppeld worden aan de order, bevestigd worden, en dat dit automatisch een bericht terugstuurt naar Adfinity.” – Dylan
Tot slot
Gevraagd hoe hij het Qargo-Easi partnerschap zou beschrijven aan een andere operator, zei Dylan ons:
“Als je al Easi en Adfinity gebruikt, biedt de standaardintegratie van Qargo echte meerwaarde – en die meerwaarde blijft toenemen, want wanneer een van de systemen verandert, hebben ze al uitgezocht hoe ze de koppeling werkend houden, nog vóór je het zelf moet vragen. Dat is significant, zeker als je bedenkt hoeveel tijd en kosten het met zich meebrengt wanneer een klant van ERP verandert en je de integratie helemaal opnieuw moet ontwerpen.”