“Voor Qargo waren we pas om 21.30 of zelfs 22.00 uur klaar. Nu geldt: als we om 20.00 uur nog bezig zijn, is het een slechte avond. Dat scheelt ons elke dag twee uur.”
— Simon, Operations Director bij Wyvern Cargo
Over Wyvern Cargo
Het verhaal van Wyvern Cargo draait om trouw, toewijding en een passie voor logistiek.
Wyvern Cargo is een transport- en opslagbedrijf uit Dorset dat in het hele Verenigd Koninkrijk actief is met algemene transportdiensten, pallet netwerken, opslag en distributie. Het bedrijf bestaat inmiddels 50 jaar, heeft een wagenpark van 75 vrachtwagens en bijna 100 trailers, en telt meer dan 130 medewerkers. Het is drukker dan ooit.
Met een breed klantenbestand, van voedingsproducenten tot verpakkingsbedrijven, en een groeiend aantal leveringen aan huis, staat Wyvern bekend om zijn persoonlijke service, ongeacht de grootte van de bestelling.
“Of je nu één pallet verstuurt of honderd, elke klant krijgt bij ons dezelfde service,” zegt Simon, Operations Director bij Wyvern.
Hoe ze bij Qargo uitkwamen
Simon kwam Qargo voor het eerst tegen op LinkedIn. Rond diezelfde tijd kwam tijdens gesprekken met Palletforce een belangrijk knelpunt naar voren: de overstap van EDI’s naar API’s.
“Ons oude TMS kon niet overweg met de API-integratie die Palletforce vereiste. Een upgrade zou veel geld kosten. We hadden een betere oplossing nodig.”
Na een aantal uitgebreide demo’s besloot Wyvern om hun planners Qargo te laten uitproberen. Hun reactie?
“Ze liepen naar buiten en vroegen meteen: ‘Kunnen we dit morgen al gebruiken?’”
“De transparantie, de snelheid, de automatische routering… we zagen direct hoeveel efficiënter we konden werken.”
De uitdaging
Toch was er een uitdaging: het magazijn en het wagenpark zaten aan hun limiet. Hoe kun je dan blijven groeien zonder fysiek uit te breiden?
Achter de schermen liep hun oude TMS tegen zijn grenzen aan, zeker nu Palletforce volop inzette op API-integratie.
- Planning was handmatig
- Facturering was onhandig
- Zichtbaarheid voor team en klanten was beperkt
Het was overduidelijk: hun oude TMS was niet meer toereikend.
De oplossing
Qargo verving het oude systeem van Wyvern door een sneller, slimmer en intuïtiever platform. “Ons oude systeem werd door iedereen binnen het bedrijf gebruikt, dus we moesten echt alles omgooien,” vertelt Simon. “Er waren wat opstartproblemen, maar het Qargo-team was geweldig: betrokken, snel en altijd bereid om meteen te helpen.”
Tegen week twee draaiden de meeste teams weer op volle kracht. En aan het einde van de eerste maand waren ze sneller dan ooit.
Grote winst in planning en administratie
Een van de grootste veranderingen was merkbaar op de planningsafdeling.
“Voorheen routeerde iemand dagelijks handmatig tussen de 150 en 200 pallet opdrachten,” vertelt Simon. “Nu gaat dat grotendeels automatisch, hij verveelde zich zelfs!”
De opdrachten verlopen nu soepeler, met minder ruimte voor fouten. Ook de zichtbaarheid van opdrachten is verbeterd. Met real-time verwachte aankomsttijden en scan updates hoeven klanten niet meer te bellen – “ze kunnen nu zelf precies zien waar hun levering is. Dat is echt een game changer.”
Hierdoor kan het customer service-team sneller oplossingen bieden, zonder afhankelijk te zijn van andere afdelingen.
Slimme functies omarmen
Wyvern maakt nu volop gebruik van Qargo, vooral voor gegevensinvoer en documentbeheer.
“Het systeem leest klantorders en vult automatisch de velden in. Het is sneller, nauwkeuriger en alle documenten worden meteen gekoppeld,” zegt Simon.
In één geval hielp Qargo zelfs bij een facturatie geschil, doordat de AI-samenvatting hun interpretatie van een vage klantvraag ondersteunde – inclusief het originele e-mailbericht bij de opdracht.
De voordelen zijn ook merkbaar in het magazijn en tijdens de avondshifts.
“Vroeger drukten we stapels papier. Nu gebruiken chauffeurs de app voor alles – ePOD’s, handtekeningen, foto’s. We gebruiken papier nauwelijks nog.”
Belangrijkste voordelen van de overstap
- Slimme route-optimalisatie: Qargo berekent automatisch de beste routes op basis van afleverpunten, voertuigtypes en beperkingen → minder lege kilometers en veel tijdswinst voor planners
- Facturatie in bulk en snelle tarief instellingen → van weken naar dagen
- AI-ondersteunde opdracht invoer → minder fouten, snellere verwerking
- ePOD’s via de mobiele app voor chauffeurs → honderden papieren prints per dag overbodig
- Klantenportaal met real-time tracking en ETA’s → aanzienlijk minder binnenkomende telefoontjes
Elke avond twee uur bespaard
En misschien wel de grootste verbetering? Tijd.
“Voor Qargo eindigde onze avondshift pas om 21.30 of zelfs 22.00 uur. Nu geldt: als we om 20.00 uur nog bezig zijn, hebben we een slechte avond,” vertelt Simon. “Dat is elke dag tweeënhalf uur tijdwinst.”
De resultaten
✅ Avondploeg is dagelijks 2–3 uur eerder klaar
✅ Planners kunnen extra werk aan zonder nieuwe medewerkers
✅ Aantal gemiste ophaalmomenten fors gedaald
✅ ePOD’s volledig digitaal, inclusief leverbonnen met klant branding
✅ AI-samenvattingen hielpen bij het oplossen van facturatie geschillen
✅ De adoptie van de mobiele app verbeterde naleving en maakte handmatige uploads overbodig
Wat brengt de toekomst?
Wyvern wil hun systemen verder integreren, met name richting het magazijn en de systemen van klanten. Ook de introductie van WhatsApp-berichten via het Qargo-platform en de mobiele app zorgt voor enthousiasme.
“Ons team kan niet wachten om het te gebruiken.”
Door met Qargo te blijven innoveren, bouwt Wyvern Cargo aan een toekomst waarin groei mogelijk is, zonder dat het team groter hoeft te worden. Slimmere systemen, geen grotere teams.
Tot slot
“Je TMS vervangen betekent dat je álles verandert. Het gaat niet alleen om automatisering, het is een compleet nieuwe manier van werken,” zegt Simon. “Maar zodra mensen eraan gewend zijn, gaat echt alles beter.”
Elke oplossing die we nu overwegen, móét kunnen integreren met Qargo.”
En voor transporteurs die nog twijfelen?
Probeer het. Echt. Integreer waar je kunt. En wees bereid om je oude manier van werken los te laten, want het is het meer dan waard.”