Als planner breng je waarschijnlijk een groot deel van je dag door in je Planning board. Dat maakt het een van de belangrijkste tools in je workflow, en eentje die vóór je moet werken, niet tegen je.
Met een paar simpele aanpassingen wordt je board sneller te scannen, makkelijker te prioriteren en betrouwbaarder bij de overdracht naar operations.
In deze blog delen we 5 praktische manieren om je board te optimaliseren en tonen we hoe Qargo elke stap kan ondersteunen.
1. Stem de kolommen af op je planningsworkflow
Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar door je tabelindeling af te stemmen op je daadwerkelijke manier van plannen, kun je veel sneller knopen doorhakken.
Zet je kolommen in een volgorde die de logica van je werk volgt, of de volgorde waarin je informatie verwerkt. Bijvoorbeeld: Status → Prioriteit → Tijdsbestek → Klant → Route of dienst → Resource → Eigenaar → Notities
Het loont ook om velden die niet cruciaal zijn voor je dagelijkse overzicht te verbergen. Zo verminder je de visuele drukte en kun je ze alsnog uitklappen als dat nodig is.
Met de aanpasbare planningsborden van Qargo zet je kolommen eenvoudig zo neer dat ze perfect aansluiten op en een verbetering zijn van je huidige workflow.
2. Bepaal verplichte velden en regels voor gereedheid
Verplichte velden zorgen ervoor dat je minimaal de informatie vastlegt die nodig is om een order verder te verwerken. In de meeste gevallen omvat dit:
- Datum
- Tijdvenster voor ophalen/bezorgen
- Prioriteit
- Klant of locatie
In sommige situaties zijn extra details nodig, zodat chauffeurs of onderaannemers alles bij de hand hebben om een rit te voltooien. Door deze minimale planningsgegevens vooraf te definiëren, voorkom je dat je er op het laatste moment nog achteraan moet.
Met een eenvoudige controle-weergave (bijvoorbeeld voor ontbrekende klanten, datums of locaties) houd je je wachtrij schoon en voorkom je dat onvolledige orders erdoorheen glippen.
Door een duidelijke markering of label voor ‘Gereed voor planning‘ toe te voegen, zie je in één oogopslag welke items klaar zijn om van Intake naar je Planning board verplaatst te worden.
3. Gebruik filters en opgeslagen weergaven voor meer focus
Filters en opgeslagen weergaven helpen je om hoofdzaken van bijzaken te scheiden en je aandacht bij je huidige werkzaamheden te houden.
Ze zijn vooral handig in scenario’s zoals:
- Orders plannen voor een specifiek tijdsbestek (vandaag, deze week)
- Een overzicht van alles wat momenteel in je wachtrij staat
- Orders onderzoeken die geblokkeerd zijn of waarvan de deadline is verstreken
Opgeslagen weergaven kunnen fungeren als vaste regels, terwijl je met filters extra context kunt toevoegen zonder dat je gegevens uit het oog verliest. Veelvoorkomende voorbeelden van filters zijn:
- Op regio
- Op route
- Op type dienst
In Qargo kunt u ook persoonlijke weergaven maken vanuit uw planningsbord en deze indien nodig delen met anderen.
Welke weergave je ook gebruikt, door te sorteren op tijdvenster voor ophalen/leveren en vervolgens op prioriteit, zorg je ervoor dat urgent werk altijd bovenaan staat. Zo blijven orders op schema.
4. Groepeer op planningsteam om knelpunten bloot te leggen
Stel regels in om groepen te maken op basis van verzendtype of geografische locatie, zodat de verdeling van de lading en hotspots duidelijk zijn en gemakkelijk opnieuw in evenwicht kunnen worden gebracht.
- Groeperen op type zending
- Groeperen op locatie
- Groeperen op route of service
- Groeperen op team
Op deze manier komen knelpunten vroegtijdig aan het licht, nog voordat ze impact hebben op de uitvoering.
5. Gebruik kleurcodes om snel te prioriteren
Voorwaardelijke kleuren zorgen voor een extra visuele laag waarmee je in één oogopslag de urgentie kunt beoordelen.
In Qargo kun je nu regels instellen die automatisch de achtergrondkleur van cellen in je planningstabellen wijzigen. Zo wordt het scannen, sorteren en prioriteren een stuk eenvoudiger.
Omdat kleurinstellingen per gebruiker worden toegepast, kun je ze volledig afstemmen op jouw persoonlijke workflow. Indien nodig kun je deze instellingen ook delen met je team, zodat iedereen op dezelfde manier werkt.
Veelvoorkomende toepassingen zijn het markeren van:
- Goederen boven een bepaalde hoogte of lengte
- Bestellocatie
- vaste ophaal- of bezorgtijden
- nieuwe bestellingen die actie vereisen
- naam van de klant
- verpakkingstype
Om je board goed leesbaar te houden, kun je het kleurenschema het beste simpel en consistent houden. Als je te veel kleuren gebruikt, oogt je To Planning board al snel onrustig en onoverzichtelijk.
Conclusie
Een goed gestructureerd planningsbord maakt het plannen sneller, rustiger en voorspelbaarder. Wanneer uw kolommen een weerspiegeling zijn van hoe u daadwerkelijk plant en elke planner zijn weergave kan aanpassen terwijl hij nog steeds met dezelfde essentiële orderdetails werkt, wordt het veel gemakkelijker om te zien wat nu aandacht nodig heeft en wat onmiddellijk kan worden ingepland.
Gerichte weergaven voor vandaag en deze week, slimme groeperingen om knelpunten te signaleren en een helder, consistent kleurenschema helpen planners om de controle te behouden.
Dit alles kan in Qargo. Het planningsbord is zo gebouwd dat het zich aanpast aan jouw workflow. Hierdoor kunnen planners orders filteren, sorteren en groeperen, visuele signalen gebruiken om het overzicht te bewaren en werk met een gerust hart overdragen aan operations.
Wil je de planningsborden van Qargo in actie zien? Ontdek vandaag nog meer.
