Jarenlang hebben transportbedrijven in België te maken gehad met een herkenbare facturatie-kopzorg: pdf’s die heen en weer vliegen, e-mails die verloren gaan, klanten die vasthouden aan hun eigen formats en de voortdurende angst dat één enkele typefout de betaling wekenlang vertraagt. Het is een systeem dat werkt, alleen niet zo goed.
Vanaf 2026 verandert dat systeem voor iedereen. De Belgische overheid maakt e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties, met Peppol als standaard netwerk.
En hoewel elke wijziging van de regelgeving kan aanvoelen als weer iets extra’s om je zorgen over te maken, is de waarheid dat Peppol facturatie voor transport- en logistieke bedrijven aanzienlijk eenvoudiger gaat maken, mits je goed voorbereid bent.
Een korte samenvatting: de Peppol-tijdlijn
Dit staat er te gebeuren:
- 2024–2025: bedrijven beginnen met het verbinden en testen van Peppol-conforme systemen
- 2026: Peppol wordt verplicht voor alle B2B-facturen in België
Dit betekent dat elk transportbedrijf, of je nu een vloot van 5 of van 500 trucks beheert, een manier nodig heeft om facturen elektronisch te verzenden via een Peppol Access Point.
Wat verandert er eigenlijk met Peppol?
In plaats van een pdf te genereren, deze aan een e-mail toe te voegen, een bevestiging na te jagen en te hopen dat die in de juiste inbox belandt…
- wordt je factuur automatisch verzonden vanuit je TMS of boekhoudpakket
- Deze komt direct aan in het systeem van je klant
- Ze wordt gevalideerd en geaccepteerd zonder handmatige behandeling
Geen opmaakproblemen. Geen foutieve velden. Geen “Sorry, dat hebben we nooit ontvangen.”
Alleen schone, gestandaardiseerde en veilige elektronische facturen.
Wat dit betekent voor je backoffice
Voor veel transportbedrijven is facturatie een van de meest tijdrovende administratieve taken. Peppol verandert dat volledig:
✅ Geen dubbele invoer meer
Als je TMS verbinding maakt met je boekhoudsysteem, worden je gegevens soepel verplaatst zonder dat iemand gegevens opnieuw hoeft in te voeren.
✅ Veel minder fouten
Gestandaardiseerde formats nemen de gebruikelijke kopzorgen weg: ontbrekende PO-nummers, afwijkende klantgegevens en foutieve velden.
✅ Minder administratie in het algemeen
Je team besteedt minder tijd aan achter facturen aan te zitten en meer tijd aan het ondersteunen van de business. Het is een verandering die iedereen ten goede komt, maar het vereist wel de juiste tools.
De uitdaging waar de meeste transportbedrijven mee te maken hebben
Veel transportbedrijven die we spreken delen vergelijkbare zorgen:
“Mijn TMS is niet klaar voor Peppol, heb ik een nieuw systeem nodig?”
“Betekent dit weer een groot integratieproject met mijn accountant?”
“Geldt dit ook voor onderaannemers?”
“Hoe lang duurt het om dit op te zetten?”
En die zorgen zijn reëel. Veel oudere TMS- of boekhoudtools zijn niet ontworpen met moderne e-facturering in gedachten, en ze achteraf conform maken kan duur, traag en ingewikkeld zijn.
Hoe Qargo Peppol eenvoudig maakt
Bij Qargo wisten we dat deze verandering eraan kwam en hebben we er al vroeg op geanticipeerd. Onze module voor elektronische facturering is speciaal gemaakt om problemen weg te werken, niet om er meer te creëren.
Qargo zorgt automatisch voor Peppol-compliance
- Peppol-ready architectuur
Je facturen stromen door het netwerk zonder extra software of plug-ins. - Naadloze boekhoudkundige integraties
Adsolut, Adfinity, Exact Online, Sage, Xero en anderen: het werkt gewoon. Geen dubbele invoer. - Automatische validatie en levering
Facturen worden gecontroleerd, opgemaakt en verzonden zonder dat je er handmatig iets voor hoeft te doen. - Werkt stil op de achtergrond
Geen verandering in je facturatieproces: alleen snellere, schonere resultaten.
Zoals Michael van Heyvaert, Integration Platform Lead, van Qargo het zegt:
Voor onze Belgische klanten is Peppol-compliance niet iets waar ze mee bezig moeten zijn. Het is gewoon iets dat op de achtergrond gebeurt terwijl ze verder gaan met het werk.
Slotgedachte
Peppol kan aanvoelen als een grote verandering, maar voor transportbedrijven is het een stap in de juiste richting.
Minder administratie. Minder fouten. Snellere betalingen. Meer tijd om je op je klanten te concentreren.
En met het juiste platform achter je hoeft die overgang helemaal niet ingewikkeld te zijn.
Bezorgd over Peppol-gereedheid? Ontdek hoe Qargo e-facturatie en compliance vereenvoudigt zonder IT-project.
