De transport- en logistieksector verandert snel. Toch werken veel bedrijven nog met verouderde software die al sinds de tijd van de eerste Nokia-telefoons niet is bijgewerkt. Systemen die 10 of zelfs 20 jaar geleden zijn ontwikkeld, sluiten simpelweg niet meer aan bij de huidige praktijk van transportplanning, administratie en compliance.
Of het nu verloren uren zijn aan het overtypen van gegevens, facturen die meerdere dagen vertraagd zijn of gemiste groeikansen omdat je systeem simpelweg niet kan volgen, verouderde TMS-systemen kosten je meer dan je denkt.
Qargo pakt het anders aan. Het is een moderne, AI-gestuurde oplossing die je organisatie ondersteunt en efficiënter laat werken, zonder dat je alles in één keer hoeft om te gooien.
De echte kosten van vasthouden aan een verouderd TMS
Natuurlijk, een legacy-systeem doet misschien het nodige. Maar dat betekent niet dat het je bedrijf en je groeiplannen echt ondersteunt. Hoe langer je de overstap uitstelt, hoe meer onzichtbare kosten langzaam oplopen:
- Stilstand in innovatie: Nieuwe functies zijn zeldzaam en vereisen vaak dure IT-bezoeken, systeemuitval en uren handmatig werk
- Uren administratie: Gegevens steeds opnieuw invoeren tussen systemen en documenten
- Chaotische documentafhandeling: Bergen papieren vrachtbrieven, zoekgeraakte bestanden en handmatige uploads
- Inefficiënte planning: Verouderde processen zorgen voor lege kilometers en onnodige brandstofkosten
- Vertraagde facturatie: Weken bezig met het controleren van documenten en opstellen van facturen
- Gebrekkig inzicht: Geen tracking, beperkte rapportage en gemiste SLA’s maken het lastig voor planners en klanten om overzicht te houden
- Gedoe met compliance: Handmatige controle van ADR-vergunningen zonder automatische meldingen bij vervaldatum
- Gaten in milieurapportage: Geen automatische CO₂-berekeningen of exporteerbare rapporten voor klanten of regelgeving zoals de CSRD
- Beperkte schaalbaarheid: Kwetsbare systemen die het moeilijk hebben bij groei, met beveiligingsrisico’s voor je data
“Met ons oude TMS konden we niet alle verwachte kosten invoeren, dus hadden we geen zicht op de uitgaven voor toekomstige orders.”
– Richard Stewart, Logistics Project Manager bij Kees in ‘t Veen’s
En dat heeft gevolgen: voor je winst, je klantbeleving en je kansen om nieuwe contracten binnen te halen.
Waarom timing telt: de sector blijft niet stilstaan
De realiteit? Er wordt steeds meer van je gevraagd, met steeds minder.
Minder tijd, minder middelen, en minder zekerheid. Ondertussen knaagt elke lege kilometer, gemiste leverafspraak of frustrerend late factuur aan je marge, en uiteindelijk ook aan je reputatie.
Maar liefst 81% van de logistieke mkb’s noemt stijgende kosten als grootste zorg voor 2025. Met inflatie, een tekort aan chauffeurs en voortdurende onzekerheid in de keten is het duidelijk: de oude manier van werken is niet langer houdbaar.
Je bedrijf laten groeien zou niet moeten betekenen dat je steeds meer administratief personeel nodig hebt. Maar dat is precies de last die verouderde systemen met zich meebrengen. Bedrijven die nog op handmatige processen vertrouwen, raken snel achterop.
De boodschap is duidelijk: terwijl anderen digitaliseren en processen stroomlijnen, vormen oude werkwijzen niet alleen een rem op efficiënti; ze bedreigen direct je winstgevendheid en concurrentiepositie in een toch al lastige markt. Daarom stappen steeds meer transportbedrijven over op slimme, cloudgebaseerde platforms zoals Qargo.
“Toen het team van Qargo hun platform demonstreerde, zagen we meteen de kans om onze processen te stroomlijnen en optimaliseren met hun innovatieve technologie.”
– Gary McCarthy, Managing Director bij FMC Haulage
Wat je wint met overstappen naar Qargo
1. AI-gestuurde orderinvoer: van inbox naar opdracht, in enkele seconden
Traditionele werkwijze: Iemand leest de e-mail, opent de PDF of bijlage en typt alles handmatig over in je TMS. Keer op keer.
Met Qargo: Qargo Intelligence (QI) leest automatisch e-mails met transportaanvragen en bijgevoegde PDF’s, haalt de belangrijkste gegevens eruit en maakt direct opdrachten aan terwijl het leert hoe jouw klanten hun info aanleveren.
✅ Bespaar tot wel 2 uur per planner per dag. Zo kan je team zich richten op plannen in plaats van papierwerk.
✅ 90% nauwkeurigheid bij het creëren van taken, met minder heen en weer
✅ Verwerkt grote aantallen automatisch dankzij bulkuploads
“Het Transport Management Systeem van Qargo helpt ons moeiteloos opschalen terwijl we groeien.”
– Wouter Hertogs, Process Manager bij Jacobs Transport & Warehousing
2. Geautomatiseerde factuurverwerking
Traditionele werkwijze: Planners controleren handmatig de vrachtbrieven, handtekeningen en tarieven voor ze klantfacturen opstellen. Daarna wachten ze op facturen van onderaannemers om die vervolgens handmatig te verwerken.
Met Qargo: Qargo controleert automatisch vrachtbrieven, tarieven en handtekeningen en genereert klantfacturen in bulk. Ook worden inkoopfacturen voor onderaannemers automatisch aangemaakt via self-billing.
✅ 65% minder tijd kwijt aan het verwerken van facturen
✅ Snellere betalingen aan onderaannemers én automatische aanmaak van inkoopfacturen
“Dankzij Qargo besparen we meer dan acht uur aan overuren per dag.
– Pete Holden, IT-directeur bij Anglia Freight
3. Slimmere documentverwerking
Traditionele werkwijze : Documenten scannen, een naam geven, opslaan… en vervolgens vergeten waar je ze hebt opgeslagen. En dan weer opnieuw.
Met Qargo: documenten worden automatisch verwerkt en georganiseerd per opdracht.
✅ 70% snellere documentverwerking
✅ 70% van de opdrachten gaat direct naar de verwerking. Teams hoeven alleen de unieke uitzonderingen te behandelen
4. Geoptimaliseerde routeplanning
Traditionele werkwijze: Excel-bestanden, printjes en een mooie dosis onderbuikgevoel.
Met Qargo: Realtime routeoptimalisatie op basis van AI (bekijk hoe het werkt)
✅ Minder lege ritten, lagere kosten en betere leverbetrouwbaarheid
✅ Anglia Freight bespaarde jaarlijks meer dan 200.000 mijl dankzij Qargo
5. Real-time inzicht
Traditionele werkwijze: Beperkte tracking, versnipperde updates en gefrustreerde klanten.
Met Qargo: Eén overzicht van al je opdrachten, voertuigen en onderaannemers, met aparte portalen voor klanten en partners.
✅ Minder telefoontjes naar support
✅ Hogere klanttevredenheid
“Het klantportaal van Qargo heeft onze klanttevredenheid verhoogd dankzij meer transparantie en controle over elke zending.”
– Pieter Engels, oprichter van PE Express
6. Duurzaamheid en compliance
Traditionele werkwijze: Rapportages voor CSRD en ESG vragen veel handmatig werk en zijn vaak gebaseerd op giswerk.
Met Qargo: Automatische emissieberekeningen volgens GLEC- en ISO-methodologie.
✅ Makkelijker voldoen aan CSRD
✅ Nieuwe klanten winnen die waarde hechten aan duurzaamheid
“Qargo biedt het inzicht, de nauwkeurigheid, flexibiliteit, databetrouwbaarheid, compliance en wendbaarheid die Uniserve nodig heeft.”
– Matt Dweh, Transport Solutions Domain Lead bij Universe
7. Schaalbaarheid en stabiliteit
Traditionele werkwijze: Systemen worden traag of crashen zelfs zodra je bedrijf groeit of klanten iets anders vragen.
Met Qargo: Een cloud-native platform dat automatisch meegroeit met je bedrijf en aangepast wordt aan jouw workflows.
✅ Klaar voor de toekomst met technologie die met je meebeweegt
✅ Flexibele workflows, afgestemd op jouw contracten en klanten
8. Qargo Network voor moeiteloos werk delen
Traditionele werkwijze: Bellen, mailen en werken met losse systemen om af te stemmen met partners en onderaannemers.
Met Qargo: Deel opdrachten direct met andere Qargo-gebruikers, met automatische statusupdates en realtime tracking.
✅ Eenvoudige taakverdeling met vertrouwde partners
✅ Volledig overzicht van je onderaannemer netwerk
9. AI-gestuurde kwaliteitscontrole en validatie
Traditionele werkwijze: Elk document handmatig controleren in de hoop fouten op tijd te vinden voor je klant het doet.
Met Qargo: Een slim ROG-systeem (Rood-Oranje-Groen) beoordeelt de kwaliteit van je documenten en markeert automatisch afwijkingen.
✅ Je kunt je alleen concentreren op het beheren van de uitzonderingen
✅ 50% snellere afhandeling van vragen of fouten
10. Bedrijfsinzichten en dataverrijking
Traditionele werkwijze: Zelf informatie over bedrijven opzoeken, met losse notities verspreid over e-mails, CRM-systemen en spreadsheets.
Met Qargo: Automatisch gegenereerde bedrijfsprofielen met financiële, operationele en zakelijke inzichten.
✅ Snellere onboarding en zorgvuldige controle
✅ Slimmere beslissingen op basis van betrouwbare data
11. Een echte partner, niet gewoon een softwareleverancier
Traditionele werkwijze: Je koopt de software, wacht op antwoord op je tickets en hoopt op een update.
Met Qargo: Wekelijkse product updates, continue innovatie en begeleiding door experts op de momenten dat je die het hardst nodig hebt.
✅ Toegewijde ondersteuning van logistieke specialisten
✅ Een langetermijnpartner die echt meedenkt met je succes
“Niet zomaar een softwarepakket, maar ook echt een partner.”
– Geert D’hooghe, CEO bij D’hooghe Lifting & Transport
Tijd om afscheid te nemen van verouderde systemen?
Overstappen hoeft niet ingewikkeld te zijn. We snappen dat het ontmoedigend is. Daarom werkt ons deskundige onboarding team met jou ter plaatse samen en begeleiden ze elke stap van het proces voor een soepele overstap, met minimale stilstand en maximaal resultaat.
We migreren je bestaande data, klanttarieven en verbeteren je workflows. We staan voor je klaar.
“Dankzij Qargo houden we nu én in de toekomst zelf de regie in handen.”
– Armin Geense, Projectmanager bij Roosenboom
Neem vandaag nog contact op om te zien hoe Qargo je kan helpen meer uit je activiteiten te halen… en de oude problemen achter je te laten.
