Als je een transportbedrijf runt, is cashflow alles. Hoe sneller je facturen verstuurt, hoe eerder de betaling binnenkomt en hoe soepeler je bedrijf draait.
Maar factureren kan een nachtmerrie zijn – urenlang achter POD’s aanjagen, tarieven dubbel controleren, extra’s prijzen en kosten afstemmen – het telt allemaal op. Eén verkeerde kilometer, een ontbrekende PO of een niet-berekenbare wachttijd en je bent bezig met brandbestrijding in plaats van vracht te vervoeren.
Factureren hoeft niet zo stressvol te zijn. Het slimme TMS van Qargo is ontworpen om factureren sneller en eenvoudiger te maken, zodat je sneller geld op de bank kunt krijgen en minder tijd hoeft te besteden aan eindeloze administratie.
Het is ook belangrijk om op te merken dat het factureringsproces kan variëren, afhankelijk van of je een klant of een onderaannemer factureert.
In dit artikel zullen we ons specifiek richten op de facturering van klanten, maar we zullen binnenkort diepgaand schrijven over de facturering van onderaannemers in een apart artikel.
Waarom transportfacturering zo lang duurt
Denk aan een typische week. Planners, coördinatoren en administratieve teams jongleren met opdrachten, onderaannemers en last-minute wijzigingen. Nadat voertuigen zijn teruggekeerd en je de POD’s hebt ontvangen, moet iemand handmatig facturen maken.
Dat betekent vaak het doorzoeken van spreadsheets, het dubbel controleren van tarieftabellen en e-mailtrajecten. Elke stap kost te veel tijd.
Hieronder staan enkele veelvoorkomende knelpunten bij het factureren waarmee je als transportbedrijf te maken kunt krijgen:
- Ontbrekende of ongeldige POD’s
- Niet-overeenkomende tarieven of verouderde tariefkaarten
- Extra’s zoals wachttijd, extra afleveringen, laadklep, buiten kantooruren of overliggeld
- Verkeerde inkooporders of referenties
- Consolidatieregels per locatie, PO of week die handmatige groepering vereisen
En al deze blokkades hebben een domino-effect, waaronder:
- Vertraagde facturen die de DSO met dagen of weken uitstellen
- Afschrijvingen en geschillen nemen toe wanneer details niet consistent zijn
- Teams besteden te veel tijd aan afstemming in plaats van het plannen van nieuw werk
Hoe Qargo de transportfacturering versnelt
Met Qargo TMS gaan facturen van handmatig naar een geautomatiseerde stroom.
Zo werkt het.
Automatisch gegenereerd bij ontvangst van de POD
Wanneer de levering als voltooid wordt gemarkeerd en een geldige POD wordt ontvangen, bereidt Qargo de factuur automatisch voor tegen de juiste tariefkaart en opdrachtgegevens. Ontbrekende POD’s worden doorgestuurd naar een wachtrij voor ‘Uitzonderingen’ met een duidelijke reden, zodat je snel kunt achterhalen wat er mis is gegaan.
Tariefkaarten en extra’s correct toegepast
Gecontracteerde tariefkaarten met ingangsdata, gewicht/palletbanden, minimumkosten en afrondingsregels worden automatisch toegepast. Extra’s zoals wachttijd (van geofenced tijdstempels), extra afleveringen en accessoires worden geprijsd volgens jouw regels.
Flexibele consolidatie om aan de eisen van de klant te voldoen
Maak enkele facturen per opdracht, per locatie, per PO of per week – inclusief multi-drop- en groepsscenario’s – met de juiste btw en meerdere valuta waar nodig.
Goedkeuringen op risico
Verzend automatisch schone facturen of wacht op goedkeuring op basis van waarde, klant of uitzonderingsstatus. Het systeem markeert problemen zoals niet-overeenkomende tarieven, niet-overeenkomende PO’s, nulhoeveelheden of dubbele opdrachten.
Klanten zien de impact snel – CS Ellis verminderde hun wekelijkse facturatietijd met 75% en Wyvern Cargo gebruikte bulkfacturatie en tariefkaarten om de doorlooptijd te verkorten van weken naar dagen.
Ze worden allemaal automatisch ingevoerd, waardoor onze administratieve medewerkers zich op andere taken kunnen concentreren, omdat een hele laag handmatig werk kan worden verwijderd. En net zo belangrijk, de marge voor invoerfouten wordt enorm verkleind. – Armin Geense, Projectmanager bij Roosenboom
Geïntegreerde boekhouding voor een soepelere transportfacturering
Qargo genereert niet alleen sneller facturen, maar maakt ook rechtstreeks verbinding met je boekhoudplatforms via native integraties. Platforms zoals Exact Online, Sage 50 en Easi (Adfinity) kunnen je facturen automatisch ontvangen, gegevens in realtime synchroniseren en handmatige invoer verminderen. Dat betekent minder fouten, minder heen en weer, en dat alles belangrijke snelle cashflow.
Een tastbaar effect op de cashflow
Snellere, first-time-right facturering brengt betalingen naar voren en vermindert geschillen. Realtime inzicht in vorderingen verbetert de planning voor brandstof, onderhoud en salarisadministratie – en laat je bijhouden wat belangrijk is:
- Facturen verzonden zonder handmatige aanraking
- Uitzonderingen per reden: POD’s, tarief, PO, extra’s
- DSO-trend en oude schulden voor kredietcontrole
Al deze uren die worden bespaard op administratie kunnen worden geïnvesteerd in operaties en groei.
Neem de controle over de cashflow
Het automatiseren van de facturering van klanten versnelt betalingen, vermindert fouten en geeft je team de vrijheid om vracht in beweging te houden. Met Qargo TMS werken facturering, cashflow en administratie eindelijk naadloos samen.
Ontdek hoe Qargo jullie facturatie vandaag nog kan stroomlijnen. Boek een demo om Qargo TMS te verkennen.
