“Qargo is altijd op zoek naar verbetering van zijn aanbod en aanpassing aan de behoeften van de klant.”
— Macauley Christopher, Customer Relations Manager, Premier Logistics
In de afgelopen 20 jaar heeft het transportbedrijf Premier Logistics een uitstekende groei doorgemaakt, wat geresulteerd heeft in een personeelsbestand van 75 werknemers, 40 voertuigen, 85 trailers en een bedrijfspand van 200.000 vierkante meter. Maar hoe kon de transporteur zijn toekomst voor de komende twee decennia veiligstellen?
Vertrouwen op de bestaande processen van Premier Logistics werd steeds minder haalbaar omdat ze afhankelijk waren van een verouderd platform in combinatie met een overmatige afhankelijkheid van Excel. “Onze klanten plaatsten hun bestellingen op ons bestaande platform, terwijl we onze algemene transportvloot in Excel planden,” legt Macauley Christopher, klantrelatie manager van Premier Logistics, uit. “Dat betekende dat we het werk dubbel deden, en dat moest veranderen.”
Einde verhaal
De TMS-aanbieder van Premier Logistics, waarmee het bedrijf bijna 15 jaar samenwerkte, werd overgenomen. Dit versnelde de beslissing van het management om de werkwijze van hun bedrijf in Leicestershire te transformeren. In eerste instantie leek het nieuwe platform alle functionaliteiten te bieden die de transporteur nodig had om zijn back-end te vernieuwen.
Maar zes weken na het begin van het onboarding proces werd het voor Macauley duidelijk dat bepaalde beloften van de provider niet naar wens zou nakomen. De leverancier werd vervolgens het slachtoffer van een cyberaanval, wat zijn vertrouwen nog verder ondermijnde. “Het was alsof ons werd verteld dat het niet de juiste keuze was om met hen verder te gaan, dus zijn we onze eigen weg gegaan,” herinnert Macauley zich.
Opnieuw beginnen
Dit leidde tot een evaluatie van de huidige TMS-markt om na te gaan welke oplossingen echt goede resultaten konden leveren voor de transportsector. Macauleys opdracht was eenvoudig: de administratieve lasten verminderen en de operationele efficiëntie verbeteren, zodat de groei van het bedrijf kon worden ondersteund, en dat alles zonder alleen op extra mankracht te vertrouwen.
Een ander belangrijk onderdeel van de besluitvorming was de klantervaring. “We wilden ervoor zorgen dat onze klanten volledige hebben op elke bestelling, zodat ze live informatie kunnen ontvangen en dit uiteindelijk aan hun klanten kunnen communiceren.”
Als onderdeel van het selectieproces vroeg Macauley zijn concullega’s op LinkedIn om aanbevelingen voor een TMS. ‘Qargo’ werd meerdere keren genoemd in de reacties en na een vervolg-e-mail van Qargo zelf, stemde Macauley ermee in om met het team te praten.
Hij was onder de indruk van de voordelen van Qargo. “Ten eerste was het een cloud gebaseerd systeem, dus er was geen server aan onze kant nodig,” zegt Macauley. “Ik was ook onder de indruk van de integratiemogelijkheden van het platform met andere systemen, zoals tracking.”
Hoe de mobiele app voor chauffeurs van Qargo met het platform integreerde, sprak Macauley ook aan. Het platform zou Premier Logistics en zijn chauffeurs bijvoorbeeld de mogelijkheid geven om via een mobiele app levering updates te versturen, en het hoofdkantoor in staat stellen om een reis met meerdere etappes als één enkele opdracht te beheren in plaats van meerdere.
“De mobiele app voor chauffeurs was revolutionair, omdat we nog nooit zulke mogelijkheden hadden gehad.”
De juiste mensen
Hoewel deze topfuncties belangrijk waren, was het Qargo-team zelf het meest indrukwekkend voor Macauley: “Soms, als je mensen ontmoet, kun je zien of ze het echt menen,” zegt Macauley.
“Maar de mensen van Qargo waren heel eerlijk. Ze waren vooral open en transparant over de gebieden waar het systeem nog verbeterd moest worden. Qargo heeft nooit geprobeerd om zijn platform als ‘het perfecte systeem’ te presenteren, omdat zo’n oplossing niet bestaat.”
Vanwege deze transparantie gaf Macauley het groene licht om het Qargo-platform te introduceren binnen de activiteiten van Premier Logistics. Om de uitrol te vereenvoudigen, begon Macauley met het in kaart brengen van de interne processen van de transporteur. Deze ‘roadmap’ werd vervolgens omgezet in een sandbox-versie van Qargo. Hierdoor kon Macauley het platform testen door chauffeurs, tarieven en andere belangrijke informatie toe te voegen. Dit hielp bij het identificeren van efficiëntieverbeteringen en besparingen, evenals mogelijke knelpunten – allemaal voordat het live ging.
Op target
Dankzij de sandbox-omgeving kon Macauley ook aan elk van Premier Logistics’ afdelingen laten zien hoe het platform werkte en hoe het te gebruiken. Een dergelijke inclusieve omgeving was niet alleen essentieel voor het opleiden van personeel, maar ook voor het veranderen van de cultuur binnen het bedrijf zelf.
De medewerkers van Premier Logistics gebruikten immers al meer dan tien jaar de vorige TMS-oplossing. “Het gezegde ‘oude gewoonten zijn moeilijk te doorbreken’ is zo juist,” zegt Macauley, “en het was een uitdaging om ervoor te zorgen dat onze mensen echt begrepen hoe Qargo voor hen kon werken en hun werkleven kon verbeteren.”
“Maar ik kon het team bijvoorbeeld laten zien dat ze niet langer individueel starttijd berichten naar elk van onze 50 chauffeurs hoefden te sturen. In plaats daarvan kan dat nu met één klik op de knop.”
“Zoals alles wat nieuw is, kan verandering heel moeilijk te accepteren zijn, maar het aanbod van Qargo heeft geholpen om de interne perceptie te veranderen.”
Timing is belangrijk
Voor de uitrol zelf koos Macauley voor de kerst periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar 2023, traditioneel een tijd waarin er veel minder leveringen worden gedaan. Dit betekende dat Qargo live kon gaan zonder het risico op ernstige bedrijfsonderbrekingen als er zich problemen zouden voordoen.
“Voor de live datum hebben we twee Qargo-medewerkers vier dagen lang laten komen, die 10-urige diensten werkten om ervoor te zorgen dat alles goed werkte,” herinnert Macauley zich. “Ze werkten ook samen met de medewerkers van Premier Logistics die de meeste ondersteuning nodig hadden om aan boord te komen met het systeem.”
Geleverde voordelen
Het is nu medio 2024 en Premier Logistics plukt al de vruchten van de overstap. “We hebben het duplicatie probleem voor altijd opgelost,” zegt Macauley. “Dit bespaart ons waarschijnlijk twee uur per dag per persoon. De mogelijkheid om starttijden in bulk naar chauffeurs te sturen, bespaart ook ongeveer 30-45 minuten per dag.”
Premier Logistics hoeft ook niet langer elke dag 10-15 Excel-bestanden naar vracht distributie specialist Palletforce te sturen, wat nog meer tijd bespaart. “In de toekomst willen we het systeem van Palletforce helemaal niet meer gebruiken. In plaats daarvan vertrouwen we op Qargo om met de dienst te communiceren en onze klanten tijd te besparen bij het schakelen tussen twee systemen. De positieve feedback van onze klanten laat zien dat we de juiste beslissing hebben genomen om naar Qargo over te stappen.”
Vooruitgang boeken
Wat de toekomst betreft, is Macauley van mening dat het aanbod van Qargo ideaal is om de voortdurende groeiplannen van Premier Logistics te ondersteunen. “We willen andere bedrijven aan onze groep toevoegen,” zegt hij, “en wanneer we een ander bedrijf overnemen, weten we dat we het in ons Qargo-systeem kunnen integreren en volledige zichtbaarheid en controle kunnen behouden.”
Dit niveau van flexibiliteit en transparantie brengt het bedrijf in de best mogelijke positie om de kansen en uitdagingen van de toekomst het hoofd te bieden. “Bij Qargho hopen we over 20 jaar met Premier Logistics kunnen samenzitten om het 40-jarig jubileum te vieren.”
“We zijn erg positief over Qargo en blijven het platform gebruiken zolang het zulke goede resultaten blijft leveren.”