Eén tenant, meerdere teams: bepaal wie wat ziet in Qargo

Hoe groter je transportbedrijf, hoe complexer je organisatie kan worden. Maar ook kleinere bedrijven hebben soms te maken met meerdere business units, depots of juridische entiteiten. Als iedereen in hetzelfde systeem werkt, besteden teams tijd aan werk dat niet van hen is.

Vaak was het lastig om die gescheiden te houden in je Transport Management System (TMS) zonder meerdere tenants op te zetten.

Met Qargo beheer je ze nu apart, maar binnen één tenant.

Een typische complexe organisatie

Neem een typisch groot transportbedrijf dat in meerdere landen actief is. Die organisatie bestaat waarschijnlijk uit:

• Twee juridische entiteiten, elk met een eigen btw-nummer en facturatie
• Drie business units: algemeen wegtransport, palletnetwerk en beveiligd transport
• Aparte planningsteams, waaronder een kleine groep gescreende planners voor beveiligd transport
• Meerdere depots en wagenparken

Op papier lijken dit duidelijk gescheiden groepen die je binnen hetzelfde bedrijf makkelijk uit elkaar houdt. Toch zijn veel TMS’en simpelweg niet gebouwd of ingericht voor deze complexiteit, met veel knelpunten als gevolg.

Het leidt tot verwarring over wie wat moet plannen: een planner op het ene depot ziet de voertuigen van een ander depot en plant er een trip op in. Of als één depot beveiligd transport doet, raakt dat werk vermengd met dat van de rest, en moeten het beveiligde team en de andere planningsteams langs elkaars opdrachten scrollen. Ook finance heeft er last van als de prijslijsten en facturen van elke entiteit niet gescheiden zijn.

Dat maakt een toch al uitdagende job nog lastiger.

Met de nieuwe zichtbaarheidsbeperkingen van Qargo ziet elk team zijn eigen werk duidelijker. Je stelt ze in per afdeling, planningsgroep, resourcegroep of facturerende entiteit.

Zo werkt het.

Vier beperkingen, een helderder beeld voor elk team

• Afdeling: wie welke orders, offertes en klanten ziet
• Planningsgroep: wie het werk ziet dat nog gepland moet worden
• Resourcegroep: wie geplande trips en resources ziet
• Facturerende entiteit: wie welke kosten, facturen en prijslijsten ziet

Je schakelt alle vier de beperkingen in via Configuratie → Instellingen organisatie → Gebruikers. Ze staan standaard uit, dus er verandert niets in je tenant tot een Super admin ze voor gebruikers aanzet. De beperkingen gelden vanaf de volgende sessie van de gebruiker.

En natuurlijk zijn er in je organisatie mensen die het volledige overzicht nodig blijven hebben. Voor hen laat je de beperkingen gewoon uit.

Beperkingen per afdeling beperken ook het bewerken: een gebruiker kan geen orders aanmaken, wijzigen, verwijderen of kopiëren voor een afdeling waartoe hij geen toegang heeft. Beperkingen per planningsgroep en resourcegroep filteren alleen wat planners zien, dus een planner kan een trip van een andere groep nog steeds openen via de order. Alles zonder afdeling of groep blijft voor iedereen zichtbaar. Vul die dus in voordat je de beperkingen aanzet.

Conclusie

Meerdere entiteiten, depots of teams betekent niet langer meerdere tenants. Zichtbaarheidsbeperkingen geven elk team een overzicht dat rond zijn eigen werk is opgebouwd, allemaal binnen één Qargo-tenant. Zo ziet elk team zijn eigen werk in één oogopslag, in plaats van zich door bergen informatie te werken die er niet toe doet.

Wil je meer weten over Qargo? Neem vandaag nog contact op met ons team.