Het Transport Management Systeem van Qargo helpt ons moeiteloos opschalen terwijl we groeien.””
— Bart Tilmans, CEO Jacobs Transport
In de transportsector komt steeds weer één vraag naar voren: wat gebeurt er als jouw ambitieuze plannen niet kunnen worden gerealiseerd door de beperkingen van je huidige TMS? Het is eenvoudig, zegt Jacobs Transport, je past jezelf snel aan of loopt het risico in het verleden te blijven steken.
Al meer dan 90 jaar past Jacobs Transport zich voortdurend aan en heeft het zichzelf gevestigd als een toonaangevende specialist in FTL-zendingen (full truckload) in België, Nederland, Duitsland en Frankrijk. Met een wagenpark van 95 vrachtwagens en plannen om er nog 15 toe te voegen, biedt hun nieuwste uitbreiding zowel een grote groeimogelijkheid als een aanzienlijke operationele uitdaging, waardoor hun grote wagenpark volledig wordt benut.
Naast een verhuizing naar een nieuw pand was dit ambitieuze groeiplan de drijvende kracht achter hun beslissing om van TMS-provider te wisselen. “We gebruikten ons vorige TMS al vijf jaar, maar na verloop van tijd merkten we een groeiende kloof tussen onze zakelijke doelen en de mogelijkheden van het systeem”, legt procesmanager Wouter Hertogs uit.
De voornaamste aandachtspunten
- Beperkte functies en extra kosten
Wouter legde uit dat wanneer Jacobs Transport om nieuwe functies of verbeteringen vroeg, vooral op gebieden zoals AI, hem vaak werd verteld dat dergelijke veranderingen geen deel uitmaakten van het systeem, “en dat als we ze wilden, we extra zouden moeten betalen om ze te implementeren.” - Integratiebeperkingen
De oplossing moest ook compatibel zijn met het transportbeheerplatform van Transporeon: “We vertrouwen voornamelijk op Transporeon voor één grote klant die zijn bestellingen uitsluitend via het platform indient, dus we hadden een eenvoudige integratie met onze nieuwe TMS-oplossing nodig.” Hun vorige TMS had wel een verbinding met Transporeon, maar de kwaliteit en bruikbaarheid van de integratie ontbraken. - Uitdagingen op het gebied van tracking en middelen
Een van de grootste uitdagingen met het vorige TMS was het vinden van middelen, namelijk het volgen van trailers en hun status. “Aangezien we regelmatig trailers koppelen en ontkoppelen op verschillende locaties in heel België, kostte het ons elke dag tussen de één en anderhalf uur om de lijst met volle en lege trailers handmatig bij te werken en te verifiëren in een paar verschillende systemen. Het was een tijdrovende puzzel.”
Met toenemende inefficiënties, stijgende kosten voor essentiële upgrades en een gebrek aan naadloze integratie met belangrijke platforms, realiseerde Jacobs Transport zich dat hun bestaande TMS hen tegenhield. De tijdrovende processen, in combinatie met beperkte systeemaanpassings- en integratie-uitdagingen, betekenden dat ze een flexibelere, toekomstbestendige oplossing nodig hadden. Ze gingen op zoek naar een TMS dat niet alleen de activiteiten kon stroomlijnen, maar ook met het bedrijf kon meegroeien en volledige zichtbaarheid en controle bood over het hele logistieke proces, van orderinvoer tot facturering.
De oplossing
Wouter had Qargo al twee jaar eerder ontmoet op een beurs in Antwerpen, maar het was een contact met een voormalige collega, die niet alleen veel TMS-expertise had, maar Qargo TMS al had geïmplementeerd. “Zijn inzichten speelden een belangrijke rol om mij te overtuigen om de stap naar Qargo te zetten”, zegt Wouter. “Hij vond dat de overstap uitzonderlijk goed was verlopen en moedigde me aan om de sprong te wagen.”
Door deze aanbeveling besloot Wouter om te onderzoeken of Qargo aan alle vereisten van Jacobs Transport kon voldoen. Qargo liet zien dat ze met de juiste oplossing en gegevens, zoals nauwkeurige chauffeurs- en bestelgerelateerde informatie, gemakkelijk toegang konden krijgen tot alle relevante informatie, allemaal binnen één overzicht, waardoor ze veel tijd en geld bespaarden. Dit leidde ertoe dat Jacobs Transport besloot om Qargo te implementeren.
Het onboardingsteam van Qargo bracht tijd door op locatie met het team en zorgde ervoor dat de overgang zo naadloos mogelijk verliep. De onboarding werd uitgevoerd tijdens een behoorlijk stressvolle, maar succesvolle week (zonder verloren bestellingen!) en het platform heeft al aanzienlijke voordelen opgeleverd.
De resultaten
- Tijdbesparingen
“We zien al tijdsbesparingen. Het handmatig bijwerken van onze trailerlijsten kostte elke dag tot anderhalf uur.” Met Qargo en een uitgebreidere Transporeon-integratie is dit proces nu volledig geautomatiseerd en bespaart het kostbare tijd. “We schatten deze tijdsbesparing op ongeveer 5 uur per week, maar we zijn nog maar net na de implementatie, dit cijfer kan nog veranderen.” - Efficiëntie in de planning
Een ander groot operationeel voordeel is het gemak van planning in het hele bedrijf. “Alle informatie is samengevoegd in één systeem”, legt Wouter uit. “Dit maakt het planningsproces veel soepeler en efficiënter. We kunnen alles in één overzicht zien, waardoor veel van de handmatige controles en de onzekerheid die we hadden met het oude systeem worden geëlimineerd.” - Robuuste Transporeon-integratie
Volledige integratie met Transporeon heeft ook processen vereenvoudigd. Voorheen was de kwaliteit van de verbinding niet volledig geoptimaliseerd met het vorige TMS-platform en kon dit ook niet. “We hebben aanzienlijke efficiëntieverbeteringen gezien”, legt Bart Tilmans, CEO van JacobsTransport, uit. “De naadloze integratie tussen Qargo en Transporeon heeft de handmatige werklast verminderd en ons in staat gesteld om de efficiëntie van het wagenpark te maximaliseren en tegelijkertijd een meer proactieve, transparante service aan onze klanten te leveren.”
Het integratiekader van Transporeon, TIAP, stelt ons in staat om flexibel en responsief te blijven op de veranderende eisen van de toeleveringsketen, terwijl we onze toewijding aan kwaliteit en betrouwbaarheid behouden.”
Bart Tilmans, CEO van Jacobs Transport
- Nauwkeurigheid en efficiëntie verbeteren
Facturering, een van de meest kritieke processen, is veel efficiënter geworden: “Met al onze gegevens gecentraliseerd in Qargo, kunnen we nu werken vanaf één platform, waardoor facturering veel eenvoudiger wordt. Deze unificatie heeft de fouten bij het zoeken naar ontbrekende informatie geëlimineerd.” - Minder vragen van klanten, meer zelfvoorziening
Het Jacobs-team vindt de krachtige zoekfunctie van Qargo ook ongelooflijk handig en hun klanten ervaren ook voordelen. “Met het klantportaal hebben onze klanten nu zelf toegang tot de informatie die ze nodig hebben, waardoor het aantal telefoontjes en e-mails dat we ontvangen aanzienlijk wordt verminderd. Het is nog maar net, maar we schatten dat het aantal vragen van klanten met ongeveer 30% is gedaald, waardoor ons team ongeveer 3 uur per week bespaart vanwege minder vragen en telefoontjes van klanten.”
Een belangrijke reden om voor Qargo te kiezen was de moderne en gebruiksvriendelijke interface en de intuïtievere, efficiëntere ervaring.”
De toekomst
Uiteindelijk is het team van Jacobs Transport zeer positief over de samenwerking met Qargo. “Zelfs nu, drie maanden later, zien we voortdurende verbeteringen, Qargo is voortdurend aan het updaten, op zoek naar nieuwe en verbeterde functies en denkt echt na over onze doelen.”
Net zo belangrijk is dat, in tegenstelling tot de vorige TMS-provider, wanneer ze feedback geven of nieuwe functies aanvragen, “we snelle reacties ontvangen en het team van Qargo vaak updates onderzoekt of vrijgeeft om aan onze behoeften te voldoen. Dit gevoel van partnerschap is een van de belangrijkste redenen waarom we Qargo blijven gebruiken.”
Dergelijke flexibiliteit en reactievermogen zijn vooral belangrijk in een sector die voortdurend verandert en die voor sommige vervoerders problematisch kan zijn. Zo sprak Wouter afgelopen zomer met verschillende transportbedrijven die nog steeds oudere TMS-systemen gebruiken. Hij realiseerde zich al snel dat hun grootste angst voor het wisselen van provider de vermeende verstoring van hun gevestigde workflows en financiële processen was. “Het algemene gevoel was: ‘Het werkt vandaag voor mij, dus waarom zou ik veranderen?’,” herinnert Wouter zich. “Hoewel dat begrijpelijk is, moet je je aanpassen als je wilt groeien en vooruit wilt komen, en dat is wat Jacobs Transport heeft gedaan.”
We kijken ernaar uit om onze samenwerking met Qargo in de toekomst te zien groeien en versterken.”