“Wij zijn van twee weken naar twee dagen gegaan in ons facturatieproces. Dat is een speerpunt en ook gewoon belangrijk voor uw cashflow.”
— Joost Van Lierde, COO, Eskatrans
Over Eskatrans
Eskatrans is een Belgische transporteur met roots in containervervoer, opgericht door CEO Steven Meeus, die het bedrijf startte als bijberoep terwijl hij werkte als technieker. Wat begon met één vrachtwagen is uitgegroeid tot een vloot van zo’n 125 trekkers, verdeeld over verschillende entiteiten, waaronder een afdeling met 15 voertuigen in Slowakije.
Jarenlang was Eskatrans vooral leverancier van expeditiebedrijven – containers van en naar de havens van Antwerpen en Rotterdam. Op een bepaald moment haalde containervervoer meer dan 95 % van de omzet. Maar de markt is veranderd, en Eskatrans veranderde mee. Expediteurs schuiven steeds meer operationele verantwoordelijkheid door naar de carrier, van het opvolgen van scheepsposities tot het boeken van tijdsloten op terminals, terwijl marges in de transportsector blijven krimpen.
“We moeten zelf bijhouden waar het schip zit, wanneer de zogenaamde cargo opening is, wanneer we containers mogen ophalen en binnenbrengen. De wereld is daarin compleet veranderd,” zegt Joost Van Lierde, COO.
Als reactie hierop nam Eskatrans een strategische beslissing om te diversifiëren. Waar het bedrijf vroeger slechts vier wagens had rijden voor klanten buiten de haven, zijn dat er vandaag wekelijks twintig tot vijfentwintig en de ambitie om de industriële klantenbasis verder uit te bouwen groeit mee.
Hoe ze Qargo vonden
Joost stapte eind 2024 aan boord bij Eskatrans, maar kende Qargo al – hij had het platform eerder ingezet bij een vorig transportbedrijf, waar hij met eigen ogen had gezien wat Qargo kan betekenen. Het bureau van een planner dat bedolven was onder een stapel papier veranderde in twee weken naar een papierloze omgeving. Ordercreatie, onderaannemers beheren, facturatie – allemaal via Qargo, geïntegreerd met boordcomputers van Platform Science.
“Na twee weken stond er op datbureau nog maar één bakje: het bakje waar chauffeurs hun papieren CMR’s in legden als ze terugkwamen. Al de rest – opdrachten, instructies – was digitaal.”
Toen hij bij Eskatrans merkte dat het bedrijf was overgestapt naar een platform dat specifiek gebouwd is voor diepzeecontainervervoer, zag hij al snel de beperkingen. De strategische richting van Eskatrans en de mogelijkheden van het systeem liepen uiteen.
Een bezoek van het Qargo-team, en een demo die de evolutie van het platform duidelijk zichtbaar maakte, bevestigde dat Qargo de enige optie was die hen kon bieden wat ze nodig hadden. Steven, de eigenaar, zei het kort: “Als jij er vertrouwen in hebt, volg ik u.”
De uitdaging
Eskatrans had pas negen maanden met hun vorige TMS gewerkt, maar de beperkingen waren al duidelijk. Het platform was gebouwd voor containervervoer en alleen voor containervervoer. Naarmate Eskatrans haar werkpakket wilde verbreden en minder afhankelijk wilde worden van de diepzeehavens, kon het systeem die groei niet ondersteunen.
Twee specifieke frustraties staken er bovenuit. Ten eerste was er geen integratie met het boekhoudkantoor – facturen werden als PDF geëxporteerd en manueel verwerkt via OCR, met fouten en onnodige kosten als gevolg. Ten tweede was de datastructuur zelf onbetrouwbaar. Exports naar Excel onthulden een databasearchitectuur die niet klopte, waardoor zinvolle rapportage vrijwel onmogelijk was.
“Ik kon geen zuivere data uit het systeem halen. En als de data niet klopt, klopt de rapportage niet,” aldus Joost.
Er was ook een tariefprobleem. De dieseltoeslag – die regelmatig schommelt en voor elke klant geldt – moest bij elke wijziging manueel per klant worden aangepast. In een sector waar marges smal zijn en brandstofkosten volatiel, zijn dat heel wat kostbare uren die verloren gingen.
De oplossing
Met Qargo was het verschil met hun vorige TMS meteen duidelijk. .
De tariefstructuur in Qargo gaf Eskatrans de flexibiliteit en nauwkeurigheid die ze misten. Tariefkaarten konden worden opgebouwd rond de haven-specifieke complexiteit van hun werk: afzonderlijke postcodezones voor Antwerpen linkeroever versus rechteroever, Rotterdam-havenzones, en meer. Een wijziging van de dieseltoeslag voor het hele klantenbestand – vroeger een tijdrovende klant-per-klant operatie – is nu een aanpassing van enkele minuten.
“Ik vul het één keer in en klaar,” zegt Joost. “De dieselprijzen zijn nu enorm aan het stijgen, en wij kunnen daar gewoon heel snel in schakelen.”
De impact op facturatie is spectaculair. De order-to-cash cyclus, van uitgevoerd transport tot verstuurde factuur, is teruggebracht van twee weken naar twee dagen. Dat is een structurele verandering in cashflow.
Ook het klantenportaal is uitgegroeid tot een echte troef. Zo’n 160 tot 170 gebruikers loggen in om zendingen op te volgen – klanten, expediteurs en partners die zelf de status van hun jobs bekijken en documenten ophalen zonder het kantoor te moeten bellen.
“De reflex van onze medewerkers nu, als een klant een document opvraagt is om te vragen of ze toegang hebben tot het klantenportaal. Alles is er te vinden. Dat transparantieniveau, dáár maken we het verschil,” aldus Joost.
De Qargo driver-app, gekoppeld aan de Transics boordcomputers, heeft ook de samenwerking tussen chauffeurs en coördinatoren fundamenteel veranderd. Chauffeurs ontvangen stops rechtstreeks via de integratie, bevestigen aankomsten, werken gepersonaliseerde takenlijsten af en sturen foto’s op bij sleutelmomenten in de rit – alles papierloos. Eskatrans configureert die vraagpaden zelf: welke vragen worden gesteld, welke antwoorden zijn verplicht, wanneer een foto vereist is.
“Het feit dat ik dat als gebruiker zelf kan bepalen – zonder consultant, zonder ontwikkelkosten – dat is een compleet ander model,” zegt Joost.
Op het vlak van AI-ondersteunde orderinvoer is Eskatrans al bezig – met al een memorabele anekdote op zak. Op de allereerste dag na de livegang fotografeerde een chauffeur op een terminal een stapel van zo’n zestig containers tegelijk. Qargo’s AI las elk containernummer op de foto. Toen de chauffeur zijn container bevestigde, zagen ze het nummer tussen alle andere oplichten in het groen.
“Dat is zo’n moment waarop je ziet wat er achter het platform zit,” zegt Joost. “Er ligt nog veel low-hanging fruit dat we zelf nog niet geplukt hebben – maar het potentieel is er.”
Integraties
Eskatrans heeft Qargo gekoppeld aan de kerntools voor financiën en vlootbeheer:
- Boekhoudintegratie: Facturen stromen automatisch door naar het externe boekhoudkantoor, ter vervanging van manuele PDF-exports en OCR-verwerking
- Boordcomputers (Transics): Bidirectionele integratie stuurt ritstops en adressen naar de boordunits van chauffeurs; aankomstbevestigingen en activiteitsupdates komen in real time terug in de Qargo-planningsweergave
De onboarding
De livegang op 17 september verliep via een harde knip: alles van de zestiende bleef in hun vorige TMS; vanaf de zeventiende was het Qargo.
Omdat de meesten van het team slechts negen maanden eerder waren overgestapt – en daarvoor werkte met een basaal, Excel-achtig systeem genaamd Fileserver – was de mentale overstap al eerder gemaakt. De stap naar Qargo voelde minder shockerend dan hij had kunnen zijn.
Guillian van het Qargo-onboardingteam was aanwezig bij de livegang en bleef nauw betrokken tijdens de opstartfase. Datatemplates werden aangeleverd, tariefstructuren werden van nul opgebouwd rond de complexiteit van havenzones, en configuratiebeslissingen werden samen doorgenomen.
“We noemden hem ‘Qargoman’ intern,” herinnert Joost zich. “We communiceerden goed, wisten wat we van elkaar verwachten, en het was een fijne samenwerking.”
De flexibiliteit van Qargo – die gebruikers controle geeft over hun eigen layouts, weergaven en werkstromen – is tegelijk de grootste troef en de grootste uitdaging bij implementatie. Zonder voldoende sturing kunnen gebruikers elk hun eigen weg vinden in het systeem.
“Het is een beetje zoals zonder GPS rondrijden – je vindt wel een route, maar niet altijd de juiste,” zegt Joost. “Daarom investeren we nu tijd in het goed definiëren van die processen, zodat het platform met ons meewerkt.”
De opvolging door Qargo blijft consistent. Bernard van het Qargo-team was recent nog ter plaatse voor een business review – hij sprak met gebruikers, observeerde hoe het platform in de praktijk gebruikt werd, en koppelde terug aan Joost.
“Hij zei dat hij eigenlijk niks kon verbeteren. Ik dacht: dat zal wel komen. Maar het is een goed startpunt,” aldus Joost.
De resultaten
Sinds de livegang ziet Eskatrans duidelijke verbeteringen in facturatie, operaties en klantenervaring – met nog meer winst in het verschiet naarmate de datadiscipline verder wordt ingebouwd.
✅ Facturatiecyclus teruggebracht van 2 weken naar 2 dagen — een structurele verbetering van de cashflow die Joost omschrijft als een van Qargo’s belangrijkste commerciële troeven
✅ Dieseltoeslag en tariefbeheer gecentraliseerd — tariefwijzigingen die vroeger klant per klant moesten worden doorgevoerd, kosten nu slechts enkele minuten
✅ 160–170 gebruikers op het klantenportaal — klanten volgen zelf hun zendingen op en halen eigen documenten op, wat het aantal inkomende oproepen vermindert en het vertrouwen versterkt
✅ Papierloos werken — boordcomputerintegratie en de Qargo driver-app hebben papieren jobbeheer vervangen in de volledige vloot
✅ AI-ondersteunde orderinvoer— minder manuele invoer en minder fouten
✅ Sluitende boekhoudintegratie — facturen stromen automatisch door, ter vervanging van foutgevoelige PDF-verwerking
“Voor mij is Qargo wat een bloedsomloop is voor een menselijk lichaam – het voert de zuurstof rond en voert het afval af. Maar het is ook je zenuwstelsel, omdat je voeling krijgt met de realiteit. Als ergens een pijntje zit, komt dat naar boven via Qargo. Tien keer hetzelfde incident op dezelfde locatie, een chauffeur die al drie uur staat – Qargo vertelt het. Als je het goed gebruikt, doet het wat jij vraagt.” — Joost Van Lierde, COO, Eskatrans
Waarom dit ertoe doet
Transportbedrijven worden vandaag gevraagd meer te doen – met steeds kleiner wordende marges, meer onzekerheid en meer complexiteit. Het expediteursmodel verandert. Havens evolueren. Vervoerders(een carrier is in onze sector een rederij) die vroeger duidelijke instructies kregen, beheren nu zelf een groot deel van de logistieke keten.
Voor operators die door verschuiving navigeren, zijn de systemen waarmee ze werken van cruciaal belang. Een TMS gebouwd voor de workflows van gisteren, of voor een te smal stuk van de markt, wordt een plafond in plaats van een fundament.
“Je stuurt vandaag ook geen chauffeur internationaal op pad met een camion zonder slaapcabine,” zegt Joost. “Dezelfde logica geldt voor je technologie. Zorg dat je de juiste tools hebt om te doen wat je wilt doen.”
Het verhaal van Eskatrans weerspiegelt ook een bredere waarheid over de waarde van data. Qargo werkt het best wanneer het team begrijpt dat elke invoer – elke bevestigde rit, elk geregistreerd incident, elke gelogde wachttijd – de rapportage voedt die betere beslissingen mogelijk maakt. Die cultuur van data discipline is iets wat Eskatrans actief aan het opbouwen is, en het platform is de infrastructuur die dat mogelijk maakt.
Wat er nog komen gaat
De ambities van Eskatrans zijn helder: de directe industriële klantenbasis uitbouwen, de afhankelijkheid van de expeditiesector verkleinen, en het bedrijf positioneren om te kunnen aankloppen bij grotere spelers. Dat vraagt investeringen in certificeringen, professionalisering van processen, en verdere schaalgroei.
Joost wil Qargo veel dieper gaan benutten – klantspecifieke werkstromen definiëren, stappen automatiseren die vandaag nog manueel verlopen, en het platform laten werken over de volledige breedte van zijn mogelijkheden.
Klantspecifieke orderintegraties staan ook op de agenda. Voor klanten met voldoende volume zou het rechtstreeks inladen van orders in Qargo fouten moeten uitsluiten en het hele proces versnellen.
“Er zit nog zoveel in dit platform dat we nog niet hebben aangesproken,” zegt Joost. “Als je er écht in geïnteresseerd bent, blijf je nieuwe mogelijkheden ontdekken. We zitten nog lang niet aan het plafond.”
Volgende stappen
🚀 Wil je zien hoe Qargo jouw transport operaties kan transformeren? Boek een demo