Eén woord dat ik zou gebruiken om Qargo te omschrijven? Toonaangevend. Je beseft pas hoe diepgaand het echt is als je het instelt en er verder in duikt.
— Lewis McGregor-Smith, Transport Manager, Pass Logistics
Over Pass Logistics
Pass Logistics begon met één man en een busje, en negen jaar later zijn ze een bedrijf met een omzet van meerdere miljoenen pond en meerdere divisies: Pass Haulage, Pass SameDay, Pass Rail, Pass Warehouse en Pass Renewables.
De transportdivisie — 16 opleggers en drie bestelwagens — is waar Qargo een thuis heeft gevonden. Het is een team dat een breed scala aan klanten en sectoren bedient, van verpakkingen tot omgevingstemperatuur-voeding, huishoudelijke artikelen tot vrijetijdsproducten, en zelfs containerwerk dat naar hun terrein wordt gebracht voor het lossen en cross-docken.
Hoe ze Qargo ontdekten
Pass Logistics had het gevoel dat het verouderde TMS dat ze gebruikten niet langer aan hun vereisten voldeed. Een van de teamleden kende David Shawcross, Business Development Director UK&IE bij Qargo, van een vorige functie en nam contact op om meer te weten te komen over het platform.
David kwam ter plaatse, leidde het team door het platform, en dat was dat. “We waren meteen overtuigd. We hadden niet helemaal beseft welke mogelijkheden andere TMS’en hadden, totdat David langskwam en ons echt liet zien waar het om ging.”
Een lokaal transportbedrijf waarmee Pass Logistics nauw samenwerkte, werkte al met Qargo en had er alleen maar lof voor. Hun bevestiging hielp de knoop door te hakken.
De uitdaging
Pass Logistics werkte met een verouderd TMS dat de behoeften van het bedrijf niet langer ondersteunde – van het gebruik door Lewis zelf tot wat chauffeurs ervaarden in de mobiele app.
Het ontbreken van webtoegang was een bijkomend struikelblok. Het verouderde platform was niet toegankelijk via een mobiele telefoon, wat in een sector die zelden stilstaat aanvoelde als een fundamentele tekortkoming. En wanneer er iets misging, was ondersteuning moeilijk te bereiken. “Je moest bellen naar hun supportteam, het moest worden gelogd, en je kon een hele dag wachten voordat iets werd opgelost.”
Het team wist wat ze nodig hadden: diepgang, snelheid en een systeem dat met hen mee kon groeien.
Enter Qargo.
The solution
Het eerste dat veranderde na de overstap naar Qargo was het overzicht. Voorheen was er geen eenvoudige manier om een overzicht te krijgen van de bestedingen per klant, geen margeanalyse, geen inzicht in welke klanten of chauffeurs het meest winstgevend waren. Het dashboard van Qargo veranderde dat meteen.
“Het belangrijkste is hoe gedetailleerd de gegevens zijn. We willen graag zien hoe winstgevend we eigenlijk zijn. Wie heeft de afgelopen 60 dagen niets bij ons besteed? Wie zijn onze grootste klanten? Welke vrachtwagen is het meest winstgevend? Het dashboard vertelt je dat allemaal.”
Voor het planningsteam werd de dagelijkse werking merkbaar sneller. Opdrachten die vroeger vijf minuten duurden om in te voeren, nemen nu tussen de 30 seconden en twee minuten in beslag in Qargo. Sjablonen, kopiëren en plakken, bulk-aanmaak van opdrachten voor wekelijkse ritten — kleine dingen die, over gemiddeld 150 opdrachten per week, optellen tot een aanzienlijke tijdsbesparing.
Klantzelfbediening is ook een vast onderdeel geworden van de manier waarop Pass Logistics werkt. Klanten kunnen hun eigen opdrachten rechtstreeks in het systeem invoeren, en zodra een resource is toegewezen, weten ze precies wanneer de opdracht wordt uitgevoerd. Gecombineerd met de live tracking via Samsara heeft dit klanten een mate van transparantie gegeven die ze voorheen niet hadden.
Op het gebied van AI gebruikt het team de POD-scanfunctie van Qargo. “Wanneer je een POD uploadt, wordt alles uitgesplitst — wie heeft getekend, het gewicht, hoeveel pallets. Het is een one-stop shop.”
Dan is er nog de ondersteuning. Voorheen kon het een hele dag duren om een antwoord te krijgen op een supportvraag. Nu behandelt de AI-chatbot de meeste vragen in seconden – en als dat niet lukt, is er binnen enkele minuten een medewerker beschikbaar. “Dat is waarschijnlijk maximaal 10 minuten. Dat is echt een opvallend punt.”
Integraties
Twee integraties waren cruciaal voor de overstap. Xero werd vóór de livegang gekoppeld, omdat het financiële team de facturatie vanaf dag één operationeel moest houden. Samsara, hun telematicaprovider, volgde kort daarna, zodra het team besefte dat de koppeling mogelijk was.
Die live zichtbaarheid is voor Pass Logistics een verkoopargument geworden richting hun eigen klanten.
Onboarding
Het Qargo-onboardingteam kwam twee volle dagen ter plaatse — één dag met het transportteam, één dag met de financiële afdeling. Voordat het Qargo-team ter plaatse kwam, hadden Lewis, zijn planningsmanager en het adminteam al tijd doorgebracht in de sandbox, vragen gesteld en zich vertrouwd gemaakt met het systeem.
Tegen de tijd dat het team in januari 2025 live ging, waren ze er klaar voor. Hun oude systeem werd uitgeschakeld op dezelfde dag dat Qargo live ging.
“De onboarding was ronduit ongelooflijk. De klantenservice — tot aan de installatie van het financiële team — was gewoon ongelooflijk. Niet veel TMS-bedrijven zouden daar ook maar iets om geven, laat staan zoiets doen. We voelden ons na die volledige dag echt zelfzeker en op ons gemak. We hebben nooit meer achteromgekeken.”
De resultaten
✅ Drastisch snellere orderinvoer – van 5 minuten per opdracht naar 30 seconden–2 minuten in Qargo, over gemiddeld 150 opdrachten per week
✅ Realtime vlootinzicht voor klanten – Samsara-integratie zorgt voor live tracking via het Qargo-portaal, waardoor zichtbaarheid een commercieel onderscheidend voordeel wordt
✅ Klantzelfbediening voor orderinvoer – klanten voeren hun eigen opdrachten in en krijgen directe bevestiging zodra een resource is toegewezen
✅ Diepgaandere bedrijfsintelligentie – het dashboard biedt volledig inzicht in klantbestedingen, winstgevendheid per klant en chauffeur, en inactieve accounts
✅ Snellere facturatie en verbeterde cashflow – bulk-factuurverwerking en Xero-integratie hebben de factuurcyclus versneld
✅ AI-ondersteunde POD-verwerking – leveringsbevestiging, ondertekenaar, gewicht en palletaantal worden automatisch vastgelegd uit geüploade POD’s
✅ Ondersteuning getransformeerd – van een wachttijd van een volledige dag naar maximaal 10 minuten, met een AI-chatbot die de meeste vragen direct afhandelt
✅ Team vrijgemaakt voor hoogwaardiger werk – verminderde administratieve last heeft het team ruimte gegeven om zich te richten op groei in plaats van gegevensinvoer
Slotgedachten
Voor Lewis is het verschil tussen systemen niet alleen operationeel – het is essentieel. De gegevens, de snelheid, de ondersteuning, het inzicht dat het zowel zijn team als hun klanten biedt, helpen allemaal bij het nemen van zakelijke beslissingen.
“Qargo is een partner. Het is eenvoudig in gebruik en heeft ons enorm veel tijd bespaard – en dus ook geld. Ik zou het ten zeerste aanbevelen aan elke transporteur die op zoek is naar een nieuw TMS.”