Roffes Transport

“Het veranderde de manier waarop we werken. Waar we vroeger overwogen of we meer mensen nodig hadden — doen we dat nu niet meer.”

— Ben Sweetland, Operations Manager, Roffes Transport

Over Roffes Transport

Roffes Transport is een familiebedrijf dat uitsluitend met schuifzeiltransporters opereert in het Verenigd Koninkrijk. Na een bewuste overstap van platformwagens de afgelopen vijf à zes jaar, richt het bedrijf zich nu op algemeen goederenvervoer — met een groeiende specialisatie in verpakkings- en papiergebonden vracht, van ruwe grondstoffen tot afgewerkte verpakkingsproducten.

Wat Roffes onderscheidt is eenvoudig: je krijgt altijd iemand aan de lijn die het bedrijf door en door kent. “Als een klant dat nodig heeft, belt die naar kantoor en spreekt die met een Roffe. We zijn niet zomaar een transportbedrijf dat een 24-uursservice aanbiedt maar enkel van negen tot vijf werkt — we zijn een echte 24/7-operatie.”

Hoe ze Qargo ontdekten

Roffes was nog geen twee jaar actief met hun vorige TMS toen ze begonnen te zoeken naar iets dat beter bij hun behoeften paste. De aanbeveling kwam van een van hun nauwste transportpartners. Ze bekeken ook nog een ander systeem, maar wat ze zagen tijdens de demo van Qargo maakte de keuze duidelijk.

“De gebruiksvriendelijkheid van de planningsborden heeft ons over de streep getrokken. Eenvoudig slepen en neerzetten. Elk ander systeem dat we bekeken hadden, werkte met klikken en toewijzen, dan klikken en ontkoppelen. Dat klinkt misschien niet als veel. Maar als je het hebt over een paar honderd orders per dag, loopt die tijd snel op.”

De uitdaging

Roffes maakte in 2023 de overstap van pen en papier naar hun eerste TMS. Aanvankelijk voelde de verandering als vooruitgang — maar het duurde niet lang voor de beperkingen zichtbaar werden. Het systeem kon het tempo van een live transportoperatie niet bijhouden. De mobiele app werd uitgetest met een aantal chauffeurs, maar al snel weer opgegeven omdat die te omslachtig was. Zonder een werkende app viel de communicatie terug op telefoongesprekken, wat op elk moment voor extra wrijving zorgde.

De planning liep regelmatig door tot diep in de middag — met jobs die nog werden aangemaakt en wijzigingen die pas om drie of vier uur werden verwerkt. Op het gebied van POD besteedden de afdelingen boekhouding en klantenservice drie dagen aan het verwerken van de afleveringsbonnen van de vorige week, waardoor facturen pas op woensdag de deur uit konden.

Er moest iets veranderen.

Onboarding

Met Qargo kreeg het team vanaf het begin toegang tot een sandbox-omgeving. Ze konden verkennen, fouten maken en vragen stellen voordat er ook maar één echte order door het systeem ging. Op de dag van de livegang waren twee leden van het Qargo-team ter plaatse.

“We hadden vooraf training voor de livegang. We hadden het systeem vooraf. We konden vragen stellen en antwoorden krijgen nog voor we live gingen. En dan op de dag van de livegang, wanneer je het in zijn echte vorm gebruikt — dan komen de dingen naar boven. En we konden die vragen stellen en bijna onmiddellijk antwoorden krijgen.”

Binnen één dag waren ze volledig over op Qargo.

“Ik denk eerlijk gezegd niet dat het beter had kunnen gaan. Onze klanten merkten niet dat we van systeem waren gewisseld — en voor ons is dat het belangrijkste.”

De oplossing

Het planningsbord transformeerde de dagelijkse operaties vrijwel onmiddellijk. Waar jobs vroeger opstapelden tot ver in de middag — met nog steeds binnenkomende wijzigingen en geen duidelijk einde in zicht — rondt Roffes de planning nu af om 11 of 12 uur. De rest van de dag wordt besteed aan reageren, bijsturen en het afhandelen van een occasionele herlading of een last-minute job.

Voor de chauffeurs-app van Qargo namen ze een duidelijke beslissing: elke chauffeur ging er vanaf dag één op — en het werkte. Chauffeurs uploaden nu zelf hun POD’s, kennen hun werkzaamheden voor de dag zonder te hoeven bellen, en geven er de voorkeur aan het kantoor niet te bellen tenzij het echt nodig is.

“De app is fantastisch — vooral de taalselectie. Bij sommige chauffeurs was dat vroeger een probleem, maar nu maakt het niet uit wat hun moedertaal is.”

De POD-verwerking veranderde het ritme van de boekhoudafdeling, ook al vergde dat aanvankelijk wat meer overtuiging. De multi-scanfunctie — waarbij Qargo de meeste documenten automatisch verwerkt en het personeel alleen de uitzonderingen hoeft op te lossen — werd aanvankelijk met scepsis ontvangen, zowel bij de boekhouding als bij de klantenservice. De resultaten waren echter moeilijk te weerleggen.

De drie dagen durende POD-achterstand is verdwenen. Facturen gaan nu dinsdagochtend de deur uit.

Integraties

Roffes koppelt Qargo aan hun wagenparkbeheersysteem en Xero voor de boekhouding.

Daarnaast hebben ze klantorderimports ingesteld, waardoor een aanzienlijk deel van de handmatige gegevensinvoer voor hun meest vaste klanten wegvalt.

De resultaten

✅ ~30 uur per week bespaard op planning — het team rondt de planning nu af om 11–12 uur, tegenover soms pas om 15–16 uur vroeger
✅ 24 uur sneller factureren — POD-verwerking teruggebracht van drie naar twee dagen, waardoor facturen klaar zijn op dinsdagochtend in plaats van laat op woensdag
✅ Alle chauffeurs vanaf dag één op de app — met zelf uploaden van POD’s, minder inkomende telefoontjes en betere documentkwaliteit
✅ Geen extra personeel nodig — efficiëntiewinsten absorbeerden de bedrijfsgroei zonder uitbreiding van het team
✅ Meer tijd vrijgemaakt bij boekhouding en klantenservice — multi-scan POD-verwerking herleid tot enkel het afhandelen van uitzonderingen
✅ Kostenanalyse als basis voor vlootinvesteringen — Qargo’s cijfers gekoppeld aan Xero, waardoor het bedrijf met vertrouwen een aanzienlijke vlootuitbreiding kan plannen

Wat komt er verder

Roffes plant een aanzienlijke groeifase. Tegen het einde van Q4 — richting Q1 2027 — is het plan om nieuwe voertuigen en opleggers aan de vloot toe te voegen.

Qargo speelt een directe rol bij het nemen van die beslissingen met vertrouwen. “Wat Qargo ons heeft mogelijk gemaakt, is dieper in de financiën te duiken en te zien of dat daadwerkelijk haalbaar is. We gebruiken de kostenanalyse om er zeker van te zijn dat onze kostprijsberekeningen kloppen.”

Slotgedachten

Roffes beveelt Qargo actief aan bij andere transportbedrijven. Andere vervoerders hebben contact opgenomen, en sommigen zijn langs geweest om het systeem in actie te zien bij Roffes zelf.

“We hebben het aan andere vervoerders aanbevolen, en sommigen zijn het gaan gebruiken. Mensen komen langs om het product te zien, zodat wij het bijna namens Qargo kunnen verkopen — omdat we er zo tevreden mee zijn.”

De reden, zegt Ben, is simpel: het product leverde wat er beloofd was.

“De mensen die ons het product verkochten, deden geen beloftes over iets wat er niet was. Wat ons verkocht werd, is wat we gekregen hebben.”