Transport Management Systemen (TMS) vallen doorgaans onder een van twee categorieën – cloud-based of on-premises. Dat onderscheid komt neer op de manier waarop de software gehost, betaald en onderhouden wordt.
Steeds meer transport- en logistieke teams stellen zichzelf de vraag of hun verouderde TMS nog wel mee kan met de sector, en steeds vaker wijst het antwoord richting de cloud. In dit blog zetten we de belangrijkste verschillen tussen on-premises en cloud-based TMS op een rij, en waar de balans van voordelen vandaag ligt.
Wat is een on-premises TMS?
Veel verouderde TMS-oplossingen vallen onder de categorie on-premises, wat betekent dat de software geïnstalleerd is en draait op je eigen servers. Aangezien de TMS-software zich in je eigen datacenter bevindt, ben je zelf verantwoordelijk voor de beveiliging, updates en de hardware zelf. Updates gebeuren daardoor minder frequent, omdat ze eerst ingepland en getest moeten worden — waardoor je mogelijk niet beschikt over de nieuwste functies die concurrenten al wél hebben geïnstalleerd.
De prijs van een on-premises TMS kan gepaard gaan met een stevig bedrag vooraf, gecombineerd met doorlopende onderhouds- en supportcontracten.
Bedrijven kiezen voor een on-premises TMS wanneer ze volledige controle willen over hun infrastructuur en bereid zijn om zelf meer verantwoordelijkheid te dragen op het vlak van compliance en onderhoud.
Wat is een cloud-based TMS?
Een cloud-based TMS wordt gehost op de server van de TMS-provider, die dus instaat voor infrastructuur, updates, beveiliging, patches en back-ups. Een cloud-based TMS is doorgaans toegankelijk via een webbrowser, waarbij updates automatisch en continu worden uitgerold.
De prijs is meestal een doorlopend abonnement dat maandelijks of jaarlijks gefactureerd wordt, met doorgaans lagere kosten vooraf.
Bedrijven die een systeem willen dat gelijke tred houdt met hun tempo van verandering en automatisch nieuwe functies uitrolt, kiezen voor een cloud-based TMS. Steeds meer transportbedrijven willen future-proof zijn – 68% van de nieuwe TMS-implementaties is inmiddels cloud-based.
Wat zijn de voordelen van een cloud-based TMS?
Een cloud-based TMS past bij een moderne, wendbare manier van werken – het groeit mee met je bedrijf in plaats van het af te remmen. Hieronder lijsten we enkele van de belangrijkste voordelen van een cloud-based TMS op.
Niet meer wachten op IT voor updates
Bij een cloud-based TMS hoef je niet te wachten tot je IT-team de updates doorvoert – dat gebeurt automatisch. Op de achtergrond, terwijl je aan het werk bent, zonder verstoring. Je hoeft geen onderhoudsvensters in te plannen of een ticket aan te maken bij IT om een patch te installeren.
Maar het krachtigste voordeel is dat er geen versieverschillen meer ontstaan tussen gebruikers. Alle product-updates zijn voor iedereen toegankelijk binnen de software, zodat je nooit hoeft te wachten om toegang te krijgen tot een functie die het verschil maakt voor jou en je team.
Overal en op elk toestel toegankelijk
Omdat een cloud-based TMS via het internet toegankelijk is, kan je team het van overal raadplegen. En gegevens worden live gesynchroniseerd doorheen het systeem, zodat iedereen steeds met dezelfde informatie werkt.
Vroeger hielden on-premises systemen op aan de deur van het kantoor, maar planners, chauffeurs en operations managers kunnen nu alles raadplegen wat ze nodig hebben, of ze nu op locatie zijn of onderweg.
Schalen zonder extra infrastructuur
Software is eenvoudiger op te schalen dan hardware. Als je locaties, depots of gebruikers wil toevoegen aan je on-premises TMS, moet je tijd vragen aan het IT-team om nieuwe hardware en licenties uit te geven (meestal tegen een kost).
Met een cloud-based TMS kan je zelf eenvoudig nieuwe gebruikers en assets toevoegen, waardoor je nieuwe medewerkers veel efficiënter kan onboarden.
Beveiliging en back-up geregeld
Bij een cloud-based TMS verschuift de dagelijkse zorg voor beveiliging naar de leverancier. Zij beheren de beveiliging van de infrastructuur, patches en monitoring, waardoor je niet afhankelijk bent van je eigen IT-team om elke dreiging voor te blijven. Cloud-based TMS-oplossingen steunen vaak op enterprise-grade infrastructuur en beveiligingsstandaarden, met SLA’s die uptime-doelstellingen garanderen, plus automatische back-ups mocht er toch iets misgaan.
Het is wel belangrijk om te weten dat je bedrijf doorgaans verantwoordelijk blijft voor de naleving van gegevensbeschermingsverplichtingen (zoals GDPR, CCPA of gelijkaardige wetgeving), ook met een cloud-leverancier aan boord — de leverancier wordt de verwerker, maar jij blijft de verwerkingsverantwoordelijke.
Stap over met Qargo
On-premises TMS kan nog altijd geschikt zijn voor een klein aantal bedrijven met heel specifieke infrastructuur- of compliance-vereisten, maar voor de meeste transport- en logistieke bedrijven is de balans duidelijk doorgeslagen richting cloud. Snellere implementatie, automatische updates, lagere kosten vooraf en de flexibiliteit om te schalen zonder nieuwe hardware maken cloud-based systemen de meest praktische keuze voor teams die even snel moeten bewegen als de sector zelf.
“Het Transport Management System van Qargo laat ons toe om naadloos te schalen terwijl we ons bedrijf laten groeien.” – Jacobs Transport
Qargo is cloud-first gebouwd, dus je krijgt dit alles standaard: continue updates zonder onderhoudsvensters, toegang van overal voor planners, chauffeurs en operationele teams, en de mogelijkheid om te schalen naarmate je vloot, depots of gebruikersaantal groeien, zonder te wachten op IT of nieuwe hardware. Als je je volgende TMS aan het afwegen bent, gaat de vraag niet enkel over cloud versus on-premises — maar over hoeveel tijd en kosten je bereid bent te besteden aan het onderhouden van infrastructuur in plaats van het runnen van je activiteiten.
Wil je weten hoe je jouw bedrijf cloud-proof kan maken met Qargo? Praat met iemand van ons team.
